Hoe werkt de digitale vrachtbrief?

Bij goederenvervoer over de weg dient één vrachtbrief per zending te worden gebruikt. Elke papieren vrachtbrief bestaat uit minstens 3 exemplaren en elke partij in het vervoersproces, dient zijn eigen exemplaar te gaan bewaren. Zelfs al bent u gewoon bestemmeling van goederen. Met een hele papierwinkel tot gevolg. Maar voortaan kan een vrachtbrief ook digitaal. Wat verandert er voor u?

In België loopt een proefproject voor de introductie van de digitale vrachtbrief. Er mag verwacht worden dat de digitale vrachtbrief ook snel grensoverschrijdend zal kunnen gebruikt worden. Een Benelux-proef wordt in de lente verwacht en heel wat EU-lidstaten zijn klaar of plannen de digitale vrachtbrief binnenkort te erkennen. De digitale vrachtbrief heeft dan ook alleen maar voordelen.

We zetten er voor u enkele op een rij:

Elke digitale transactie die in de keten gebeurt, wordt onmiddellijk geregistreerd via het gebruikte platform en is onmiddellijk voor alle partijen consulteerbaar. Alle partijen in de keten hebben op die manier zicht op het trajectverloop en dit in real time. Door de snelle beschikbaarheid van de afgetekende vrachtbrief, kan ook veel sneller tot facturatie worden overgegaan.  De toepassing van de digitale vrachtbrief kan ook eenvoudig gelinkt worden met bestaande software-systemen, gaande van facturatie tot TMS- en WMS-systemen,…. . Bedrijfsprocessen winnen hierdoor aan snelheid en aan efficiëntie.

Een digitale vrachtbrief heeft een grotere betrouwbaarheid dan de papieren versie. Het probleem van onleesbare handschriften of slechte doordrukken stelt zich niet. Een digitale vrachtbrief kan niet verloren gaan en er kunnen geen koffievlekken op terecht komen. Er is bovendien ook duidelijkheid over wie afgetekend heeft, terwijl handtekeningen op papieren vrachtbrieven vaak moeilijk toe te wijzen zijn. Bovendien zijn de data en infrastructuur van de digitale vrachtbrief beveiligd. En vooral: er zijn geen grote investeringen vereist. De app kan trouwens nu al gratis worden gedownload.

Geen inscannen of klasseren van vrachtbrieven meer. Alle vrachtbrieven worden gedurende 7 jaren bewaard in de ‘cloud’. Het beheer van documenten gaat zo ook veel eenvoudiger.

Met de digitale vrachtbrief bespaart u tijd en geld. Op www.digitalevrachtbrief.be kan u een bevattelijk filmpje terug vinden over het gebruik. Neem zeker een kijkje.

Afgepunt

  • De digitale vrachtbrief wordt bewaard in de cloud en is voor elke partij consulteerbaar.
  • De digitale vrachtbrief is betrouwbaarder dan de papieren variant.
  • Facturatie en aftekenen wordt nu nog gemakkelijker.

Deze rubriek kwam tot stand met medewerking van TLV, Transport & Logistiek Vlaanderen, www.tlv.be

Meer over: Vervoer, Vrachtvervoer

Op zoek naar meer ondernemersinfo?

UNIZO ondernemerslijn - 0800 20 750Voor andere nuttige ondernemersinfo
raadpleeg hier het Unizo Kennisnet:
geef uw zoekterm in of zoek per thema
of trefwoord in onze databank.

Of contacteer Unizo Ondernemerslijn voor
een persoonlijk eerstelijns advies of een
nuttig contact.

Ons adviesteam staat voor u klaar!