10 vragen over e-facturatie beantwoord

1. Wat is e-facturatie?

Elektronisch factureren is het geheel digitaal afhandelen van een factuur. Het is ingevoerd om het hele proces meer efficiënt, veilig en grotendeels geautomatiseerd te laten verlopen. Van opmaak en verzenden tot betaling en boeking. E-facturatie gaat voor alle duidelijkheid niet over een factuur die je als pdf via mail verstuurt. Die pdf kan immers niet automatisch verwerkt worden door de klant.

Een échte e-factuur wordt als XML-bestand opgemaakt en van machine naar machine verzonden via Peppol. Dat is een beveiligd Europees netwerk dat toelaat om onderling elektronische facturen uit te wisselen op een gestandaardiseerde wijze en volgens een bepaald protocol. Die Europese standaard heeft de uitwisseling van facturen binnen de Europese Unie aanzienlijk vereenvoudigd. E-facturen hebben een vaste opmaak met velden die ingevuld moéten worden. Facturen waarop essentiële info ontbreekt worden simpelweg niet aanvaard.

2. Waarom e-facturatie?

Concrete aanleiding is een EU-richtlijn die e-facturatie tegen 2028 verplicht in alle lidstaten. Met de zogenaamde VIDA-richtlijn, VAT in the Digital Age, wil de Europese Unie de btw-aangifte binnen Europa vereenvoudigen. Achterliggend speelt ook de doelstelling van fraudebestrijding mee en de ambitie om de kloof tussen de te verwachten btw-inkomsten en de werkelijke inkomsten te dichten. De Vlaamse en federale overheid waren in ons land voorlopers van dit traject. De Vlaamse overheid vraagt al sinds 2017 e-facturen van haar leveranciers voor alle opdrachten. Voor die voortrekkersrol werden ze trouwens als best practice gelauwerd door de Europese Commissie.

3. Is e-facturatie nieuw?

Het lijkt misschien alsof e-facturatie de nieuwste stap is binnen de verdere digitalisering van de hele samenleving. Veel grote ondernemingen gebruiken dit echter al tientallen jaren. In juridisch opzicht zijn elektronische en papieren facturen in België ook al sinds 1 januari 2013 gelijkwaardig. Het is wel zo dat de hele transitie naar e-facturatie door de eerder vernoemde Europese en Belgische wetgeving recent in een stroomversnelling is gekomen. Daardoor worden nu plots alle ondernemingen geconfronteerd met deze manier van factureren.

4. Vrije keuze of verplicht?

Alle bedrijven zijn nu al verplicht om e-facturatie te gebruiken voor hun facturen aan de Vlaamse en federale overheid. Die verplichting wordt vanaf 1 maart 2024 – enkel voor facturen van meer dan 3.000 euro weliswaar - uitgebreid naar de hele B2G-handel of business-to-government. Dat zijn niet alleen de verschillende overheden van ons land, maar bijvoorbeeld ook intercommunales, ziekenhuizen, scholen en cultuurcentra. Meer algemeen gesteld: elke instantie die valt onder de wetgeving op de overheidsopdrachten.

5. Ook voor bedrijven?

De volgende grote stap in de gefaseerde invoering van de e-factuur is de uitbreiding naar alle bedrijven in de B2B-context. Bedrijven worden verplicht om vanaf 1 januari 2026 e-invoices naar elkaar te zenden. Voor een deel van de bedrijven is dat niks nieuws, want zij doen dit nu al voor hun facturen naar de overheid. Dat aandeel zal alleen meer toenemen in de komende twee jaar. Voor wie een winkel, café of kleinhandelszaak heeft en voornamelijk verkoopt aan particulieren verandert er voorlopig niet veel. De verplichting tot e-facturatie geldt immers niet voor B2C-verkoop.

6. Wat zijn de voordelen?

E-facturatie automatiseert het hele proces dat anders (groten)deels manueel gebeurt. Zo wordt ook de kans op menselijke fouten aanzienlijk kleiner. Dat maakt het niet alleen sneller, efficiënter en goedkoper maar ook betrouwbaarder en veiliger. In België worden jaarlijks 1 miljard facturen uitgewisseld. Het automatiseren van de verwerking van die immense hoeveelheden facturen zorgt voor een aanzienlijke efficiëntiewinst.

Studies tonen aan dat e-facturatie de kosten voor opmaak en verwerking aanzienlijk kan verminderen, tot 9 euro per factuur. Alleen al op het vlak van administratieve kosten wordt geschat dat bedrijven en overheden zo jaarlijks 1,8 miljard euro kunnen besparen. De verwerking van facturen is immers een tijdrovende taak. Door de snellere betaling van aankoopfacturen kan je bovendien nog meer besparen. De Vlaamse overheid bijvoorbeeld kon de verschuldigde verwijlinteresten op laattijdig betaalde facturen fors naar beneden halen.

7. Zijn er ook nadelen?

Niet voor elke ondernemer zijn de voordelen even groot. Ze kunnen van bedrijf van bedrijf verschillen, afhankelijk van de sector en specifieke context. Het kost sowieso altijd een inspanning om er mee te starten. Er zijn ook andere nadelen. Zo moet je altijd over het KBO-nummer van de ontvanger beschikken. En aangezien het format dwingend is, kan je zonder de vereiste gegevens géén e-factuur opmaken. Sommige bedrijven zullen ook nieuwe software moeten aanschaffen. Daar worden twee fiscale tegemoetkomingen voor voorzien: 

• Vanaf 2025 geldt een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen, waaronder software voor e-facturatie.
• Er komt ook een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120 pct. voor de kosten om factureringspakketten te huren en voor advieskosten.

Vaak leeft ook de bezorgdheid of de facturen via het e-invoicing systeem wel tijdig betaald zullen worden. Om al die redenen schuiven veel kmo’s en zelfstandigen de overgang naar e-facturatie op de lange baan. Voor die groep van ondernemingen is het vandaag nog altijd makkelijker om een pdf’je door te mailen naar hun klanten. Al zal dat ook voor hen tegen 1 januari 2026 anders moeten.

8. Hoe e-factuur opmaken?

De Belgische overheid hanteert Peppol als standaard, maar koos ervoor om zelf géén eigen oplossingen aan te bieden. Ze laat het aan de vrije markt over om met gepaste producten en diensten te komen. En dat gebeurt ook. Er zijn heel wat toepassingen voorhanden om zelf e-facturen op te maken. Daarbij is er een belangrijk onderscheid tussen e-facturen verzenden én ontvangen. Dat zijn twee verschillende processen. Je kijkt dus best even na wat de mogelijkheden zijn van de facturatiesoftware of het boekhoudpakket dat je nu al gebruikt.

9. Is het gratis?

Er zijn diverse aanbieders die oplossingen hebben rond e-facturatie. Van grote ERP-systemen tot boekhoudpakketten en facturatiesoftware. De meeste daarvan zijn betalend. Het grotere aanbod en de sterkere concurrentie leidt ook wel tot een scherpere prijssetting. Bepaalde dienstverleners bieden zelfs een gratis (proef)versie van hun software aan. Wie enkel factureert aan de overheid kan gebruik maken van Mercurius, voor de B2B-markt bestaat er Hermes. Beide platformen zijn een initiatief van de Belgische overheid ter ondersteuning van de overgang naar e-facturatie. Ondernemingen kunnen Mercurius zelf en helemaal gratis gebruiken. Van Hermes maak je gebruik via je dienstverlener.

10. Welke uitdagingen?

Nog niet alle boekhoudpakketten zijn vandaag klaar om e-facturen te ontvangen. De realiteit is dan ook dat er nu gemengde stromen in bedrijven bestaan van zowel e-facturen, pdf-documenten als papieren facturen. De grootste uitdaging is om dat terug te brengen naar één uniforme stroom van XML-facturen. Daarbij is het belangrijk om niet zomaar met gelijk welke dienstverlener in zee te gaan. Laat je niets aanpraten. Verken de markt, onderzoek de mogelijkheden en kies de toepassing die het beste past bij jouw situatie en noden. Neem zeker ook contact met je boekhoudkantoor en kijk in welke mate je gebruik kunt maken van hun boekhoudsoftware voor e-facturatie.