Starten met je eigen zaak

Als ondernemer heb je niet veel nodig om te starten. Door met een goede accountant samen te werken, kan je echter veel tijd en energie uitsparen. Maar hoe vind je een goede accountant? UNIZO helpt je graag op weg.

Wat doet een accountant?

Voor vele ondernemers is hun accountant (of boekhouder) een belangrijke adviseur. Een accountant speelt namelijk een rol doorheen verschillende aspecten van het leven als ondernemer.

Een kernopdracht van een accountant is het voeren van je boekhouding, het opmaken van de jaarrekening en het geven van advies over de organisatie van je boekhouding.

Als starter kan je accountant onder meer advies verlenen over de keuze tussen een eenmanszaak of een vennootschap. Daarnaast kan hij/zij je helpen bij het opstellen van een financieel plan, het aanvragen van premies of subsidies en het uit handen nemen van administratieve verplichtingen (zoals de aanvraag van een KBO-nummer en de registratie bij de btw-administratie).

Maar je kan als (startende) ondernemer ook voor veel meer terecht bij een accountant:

• Advies over de fiscale wetgeving en hulp bij de naleving van jouw fiscale verplichtingen (bijvoorbeeld het indienen van je aangifte in de personenbelasting of het indienen van btw-aangiftes, bijstand bij een belastingcontrole);
• Advies over het vennootschapsrecht (bijvoorbeeld als je jouw zaak wil overdragen of als je wil overgaan van een eenmanszaak naar een vennootschap);
• Advies over de rentabiliteit van je onderneming;
• Advies over de sociale wetgeving en hulp bij de naleving van jouw sociaalrechtelijke verplichtingen (bijvoorbeeld het betalen van sociale bijdragen voor jezelf en jouw werknemers).

Opgelet: het beroep van accountant is wettelijk gereglementeerd. Wie dit beroep wil uitoefenen, moet ingeschreven zijn in een openbaar register dat wordt beheert door het beroepsinstituut (ITAA). Controleer dus zeker of jouw toekomstige accountant in het register is opgenomen, vooraleer je met hem/haar in zee gaat.

Vraag een kennismakingsgesprek

Vraag een kennismakingsgesprek met jouw potentiële accountant. Dit is meestal gratis en vrijblijvend. Zo voel je meteen of er een klik is. Vraag daarbij  zeker informatie over praktische zaken, zoals de werking van het kantoor en de tarieven. 

Stel tijdens het gesprek ook gerichte inhoudelijke vragen, om te peilen naar de kennis van je gesprekspartner. De wetgeving is constant in evolutie, dus jij moet erop kunnen vertrouwen dat jouw accountant zijn/haar kennis steeds bijwerkt. Probeer dan ook na te gaan of hij/zij voldoende aandacht besteedt aan bijscholing.

Als starter is het goed om van gedachten te kunnen wisselen met je accountant over hoe bepaalde boekingen, afschrijvingen of investeringen het best verwerkt worden. Sowieso is het een meerwaarde als je accountant voeling heeft met de sector waarin jij actief bent. Ga daarom na of het kantoor meerdere klanten heeft uit jouw sector.

Tot slot: mond-aan-mond reclame zegt niet alles. Jij vindt niet noodzakelijk belangrijk wat een ander belangrijk vindt, en jij en jouw collega-ondernemer zijn misschien niet actief in dezelfde sector.

Weet op voorhand wat jij zelf van jouw accountant verwacht

Zorg dat je op voorhand weet wat je van jouw accountant verwacht. Wil je alleen de jaarrekening laten opmaken of moet je accountant ook instaan voor het ingeven van alle facturen, het indienen van je btw-aangiftes, ...?

Of wil je net dat ietsje meer? Een accountant aan wie je  maar één of twee keer per jaar een bezoekje brengt, krijgt moeilijk inzicht in het reilen en zeilen van je onderneming. Het is voor hem/haar dan ook moeilijk om gedetailleerde adviezen op maat te geven. Een regelmatig overleg is in dit geval aangeraden.

Een goede accountant is een vertrouwenspersoon 

Een goede accountant luistert, denkt met je mee en anticipeert. Zo loop jij minder kans om voor verrassingen te staan.
 
Een goede account is een belangrijke vertrouwenspersoon voor jou als ondernemer. Een goede accountant maakt tijd voor je als je belt met een dringende vraag, neemt vragen serieus en geeft je een duidelijk antwoord dat je begrijpt, is beschikbaar voor afspraken, ...

Je accountant zal (zoals een dokter) een diagnose stellen. Wees dus steeds open en eerlijk tegenover hem/haar. 

Tip: Wees zelf proactief. Bezorg bijvoorbeeld op tijd jouw documenten en wacht niet tot de deadline bijna verlopen is om een afspraak te maken met jouw accountant.

Ken de kostprijs van jouw accountant 
 

In je zoektocht naar een accountant, kan je prijzen vergelijken. Vergeet echter niet dat kwaliteit geld kost, en een accountant niet gratis werkt. 

Sommige accountants werken met uurtarieven, anderen met forfaits. Als je accountant werkt met forfaits, informeer dan duidelijk naar wat er al dan niet in het pakket vervat zit.

Het totale kostenplaatje zal ook afhangen van de complexiteit van je dossier en andere factoren, zoals:
- de activiteit die je uitoefent;
- of je in hoofd- of bijberoep actief bent;
- of je werkt via een vennootschap of eenmanszaak;
- het aantal facturen op jaarbasis;
- of je al dan niet per kwartaal bijgestuurd wil worden en tussentijds persoonlijk advies wil;
- de voorbereidingen die je zelf treft.

Zorg dat je op voorhand de kostprijs van jouw accountant kent. Maak hierover duidelijke afspraken en zet deze steeds op papier, bij voorkeur via een opdrachtbrief of schriftelijk contract. Transparantie en goede afspraken zijn cruciaal, enkel zo vermijd je onaangename verrassingen achteraf.

Extra begeleiding in bijvoorbeeld onderhandelingen met bank, advocaat,… worden doorgaans apart aangerekend. Vraag na of dit ook het geval is voor fiscale controles.

Algemeen wordt gesteld dat ‘een goede accountant zijn geld terugverdient’. Een accountant kan immers, in functie van jouw beroepsactiviteit en jouw persoonlijke situatie, instaan voor een fiscale optimalisatie. Bovendien kan jij, door je boekhouding uit te besteden aan een expert, focussen op je core business. Accountants hebben vaak ook goede professionele contacten met de fiscale administratie, waardoor ze je dossier ten volle kunnen verdedigen.

TIP: De kosten van jouw accountant zijn voor 100% fiscaal aftrekbaar als beroepskost. Meer informatie over beroepskosten vind je hier.

Maak afspraken over de afrekening

Maak afspraken over de afrekening. Kies je, bijvoorbeeld, voor maandelijkse facturen of werk je liever met voorschotfacturen en een finale afrekening op het einde van het boekjaar? Bespreek dit met je (potentiële) accountant en kies voor een betalingssysteem waar jij je comfortabel bij voelt. 

Lever je documenten tijdig en verzorgd aan

Bezorg je accountant geen onnodige kopzorgen. Lever dus steeds tijdig alle documenten aan die hij/zij nodig heeft.

Bespreek ook hoe je je documenten kan aanleveren. Tegenwoordig werken veel kantoren digitaal. Via boekhoudsoftware kan je accountant op afstand je boekhouding controleren, correcties doorvoeren en rapporten uitdraaien. Je vraagt best na met welke software je accountant werkt, om na te gaan of deze compatibel is met de jouwe.

Als je documenten op papier aanlevert, dan doe je dit bij voorkeur geklasseerd, proper en overzichtelijk in verschillende mappen (bijvoorbeeld inkomende facturen en uitgaande facturen). Zorg er ook voor dat je je originele documenten terug krijgt, zodra je accountant deze niet meer nodig heeft.

Door je documenten op verzorgde wijze aan te leveren, kan je de kosten drukken - zeker als je jouw accountant per uur betaalt.

Tip: Hoe meer informatie je bij je bewijsstukken kan voegen, hoe beter (bv verantwoording van een relatiegeschenk).

Een goede boekhouding is meer dan een fiscale verplichting

Het bijhouden van je boekhouding is niet alleen een noodzakelijk iets voor de fiscus. Je kan er samen met je accountant veel informatie uithalen voor je onderneming, bijvoorbeeld om beslissingen te nemen en je strategie te bepalen. Zo maak je van jouw boekhouding een operationeel en strategisch beleidsinstrument.

Tot slot: Jouw accountant is een belangrijk adviseur en vertrouwenspersoon. Vergeet echter niet dat jij verantwoordelijk bent voor het goed draaien van je zaak.