Jouw kosten onder controle door een efficiënt financieel beheer
UNIZO trok begin 2023 met een nieuw KMO-rapport al aan de alarmbel. Bijna een derde van de Vlaamse kmo’s zit door hun financiële reserves. Zorgwekkend, want het merendeel van die 200.000 bedrijven was eind 2021 nog gezond. Door de stijgende kosten zien veel bedrijven de marges dalen en winsten verdampen. Wat doen ze in die context om de kosten onder controle te houden? We vroegen het aan ondernemers Chris Ost en Nic Balthazar en gingen te rade bij Bruno Put, UNIZO-coach Financieel Inzicht.
Om de huidige kostenschok te overleven heeft 3 op 10 van de Vlaamse kmo’s nood aan extra cash. Na de omzetcrisis door covid, volgt nu een kosten- en rendabiliteitscrisis. De grote schuldigen: de hoge kosten voor grondstoffen, energie én lonen. UNIZO pleit daarom onder meer voor het stoppen van de automatische loonindexatie in 2023. Zo moeten onze bedrijven weer ademruimte krijgen.
Financieel advies op maat
Maar er is ook nood aan ondersteuning op vlak van financieel beheer. UNIZO-coach Bruno Put begeleidde al meer dan 120 ondernemers via het traject Financieel Inzicht. Hij ziet hen aankloppen met drie soorten vragen: ze verstaan de cijfers van hun boekhouder niet, hun omzet daalt terwijl de kosten stijgen of ze willen investeren en zoeken manieren om dat te financieren.
“Zo’n begeleidingstraject is steeds maatwerk”, zegt hij, “ook al hebben ondernemers vaak vergelijkbare noden. Ze starten hun zaak meestal vanuit een passie of een interesse. Maar er is een breed bedrijfseconomisch inzicht nodig om te weten welke kosten noodzakelijk zijn en welke ze onder controle moeten houden. Dat moet een ondernemer leren zien en begrijpen.”
Nic Balthazar werkte lang voor VRT, maar is nu fulltime ondernemer. “Ondernemen is een mooi woord. Ik hou ervan om ‘entrepreneur’ te zijn, al lopen de dingen daarbij wel eens door elkaar. Bij mijn laatste documentaire was ik zowel producent, scenarist als regisseur. En ik zorgde ’s middags ook voor de broodjes.” (lacht)
“Binnen het begeleidingstraject hielp Bruno me om meer structuur te brengen in mijn ondernemingen. Mijn productiehuis hou ik bewust kleinschalig – ik noem het zelf liever een productiehut – maar ik wil het wel professioneel runnen. Omdat er nu meer mensen en middelen mee gemoeid zijn, voelde ik de noodzaak om advies in te winnen.”
Een financieel plan is niet beknottend zoals ik vroeger dacht, maar net een kans om meer vrij te ondernemen.
Bedrijfseconomische kijk
“Als het na enkele jaren fout loopt in een onderneming, heeft dat dikwijls te maken met de complexiteit van de cijfers”, weet Bruno Put. “Te weinig financiële kennis leidt soms tot drama’s. De boekhouder en accountant zijn belangrijke partners, maar zij zijn overvraagd en geven vaak alleen fiscaal advies. Terwijl zij de cijfers door hun fiscale bril bekijken, hamer ik op een bredere bedrijfseconomische benadering. Btw en belastingen zijn een gevolg van de activiteit, niet het doel.”
Hij ziet soms wat terughoudendheid of schroom om over de financiën te praten. “Zeker als het wat minder goed gaat, vinden ondernemers dat moeilijk. Maar ze kunnen gerust zijn, ik laat het wijzend vingertje achterwege. Op basis van de verstrekte gegevens bekijk ik de solvabiliteit, de liquiditeit, de verhouding omzet/inzet en de evolutie van de bruto marges. En ik probeer het verhaal achter de cijfers te ontdekken.”
“Enthousiasme is er in mijn sector genoeg”, zegt Nic Balthazar. “Maar vaak ontbreekt de onderbouw, het zakelijk model. En dus ervaar ik het net als een grote meerwaarde dat er iemand met veel expertise creatief met mij meedenkt en mee zorgt voor de economische fundamenten van de onderneming.”
“In het bedrijf van Nic was er een verwevenheid van vennootschappen en personen”, stelt Bruno Put. “Complexe situaties ontrafel ik door ze schematisch voor te stellen. Dan zie je beter wat mogelijke oplossingen zijn om te vereenvoudigen. Ik leg de zaken duidelijk en simpel uit, ongeacht de financiële kennis van de ondernemer. De balans en resultatenrekening stel ik bijvoorbeeld visueel voor. Zo zijn ondernemers sneller mee en zien ze makkelijker de verbanden.”
Rendabiliteit onder druk
Het is voor veel ondernemers onduidelijk wat de echte triggers zijn van hun rendabiliteit en welke de drivers voor hun omzet. “In een dienstenonderneming zijn dat de brains en handen van de medewerkers”, zegt Bruno Put. “Maar door de stijgende personeelskosten en de krapte op de arbeidsmarkt komt dit onder druk. Ondernemers hebben geen zicht meer op de omzet over de inzet. Daarvoor is naast een verticale analyse van de kosten ten opzichte van de omzet ook een horizontale analyse van de kosten in de tijd nodig.”
Al is vergelijken door de voorbije coronajaren moeilijk. “Je moet al teruggrijpen naar 2019 om een ‘normaal’ omzetjaar te hebben. Bovendien zijn de prijzen van grondstoffen, materialen én personeel ondertussen drastisch gestegen. En dus zie ik momenteel veel ondernemers worstelen met de rendabiliteit van hun zaak.”
Daar kan Chris Ost van meespreken. Zij leidt samen met haar zoon en dochter een autobedrijf met twee vestigingen. “We zijn het gewend om in te spelen op veranderende technologie. De laatste jaren zijn er echter veel problemen met de productie en levering van nieuwe wagens en dat zorgt voor financiële instabiliteit. Zowel in 2022 als dit jaar kochten veel klanten een nieuwe wagen, maar er komt geen geld binnen omdat de levering van de wagens steeds uitgesteld wordt. Dat is bijzonder nefast voor onze omzet. We hebben een heel boekjaar geïnvesteerd in sales, gekwalificeerd personeel en installaties. Investeringen waar geen inkomsten tegenover staan.”
“Specifiek voor autobedrijven als die van Chris is de afhankelijkheid van de importeurs een groot strategisch probleem”, verduidelijkt Bruno Put. “Als autofabrikanten niet produceren, voel je dat als lokale dealer direct in de omzet. De garage staat buitenspel. Ze zijn de speelbal van de economische gevolgen van de recente geopolitieke veranderingen.”
Ook de sector waarin Nic Balthazar actief is heeft het moeilijk. “Cultuur is één van de meest getroffen sectoren. Tijdens corona gingen cultuurhuizen en bioscopen als eerste dicht en als laatste weer open. Ook nu zijn de bezoekersaantallen nog steeds niet op niveau. Dat maakt dat de beschikbare budgetten ook fors geslonken zijn. Om risico’s te spreiden, moet je als maker dus wel diversifiëren.”
Wij zochten naar andere pistes om de omzet te vergroten. En bij zulke beslissingen heb je nood aan een externe visie.
Wolfijzers en schietgeweren
Wat de meest voorkomende fouten of valkuilen op vlak van financiën zijn? Daar is Bruno Put duidelijk in. “Als ondernemer moet je altijd duidelijk zicht hebben op de bruto marges. In de meeste sectoren zijn de directe kosten zwaar gestegen. Die kunnen niet altijd doorgerekend worden aan de klant, waardoor de marges steeds kleiner worden. Dan moet je besparen op andere kosten of de omzet proberen verhogen. Ondernemers liggen vandaag wakker van drie soorten kosten: de personeelskosten, de aankoop van grondstoffen en de energieprijzen. Veel kleine supermarkten bijvoorbeeld worstelen vandaag met torenhoge energierekeningen. Kosten die ze niet onder controle hebben, want je kan de diepvriezers niet uitzetten. Op vlak van personeel zijn de drie grootste bezorgdheden: personeel vinden, personeel houden en personeel betaalbaar houden.”
Die boot houdt Nic Balthazar bewust af. Hij heeft naar eigen zeggen een heilige schrik om personeel aan te werven. “Momenteel werk ik in een coöperatief model samen met andere zelfstandigen. Ook al kost me dat veel geld, ik blijf liever in een lichte structuur met veel flexibiliteit. Een toekomst die ik wil vermijden is dat ik veel ‘volume’ moet draaien, alleen om mijn personeel te kunnen blijven betalen.”
Voor Chris Ost is personeel behouden wél een must. “Als ze vertrekken ben je ze kwijt en komen ze niet meer terug. En dus is ons financieel beleid dat onze aftersales in staat moet zijn om onze operationele kosten te dragen. Ook al maken we dan geen winst, we kunnen wel omzet draaien. Daardoor kunnen we niet alleen ons personeel betalen en opleiden, maar zelfs investeren. Dat geeft ons een voorsprong op collega’s in de sector.”
Vinger aan de pols houden
Ook al heb je geen experten in eigen huis, toch moet je volgens Bruno Put steeds voeling houden met de financiële realiteit van je zaak. “Financieel beheer is geen verplichting vanuit de overheid, het is een instrument om te checken hoe het met jouw onderneming gaat. De eerste drijfveer om te ondernemen moet intrinsiek zijn. Maar je moet er natuurlijk ook iets aan
verdienen.”
“Mijn raad aan starters is om te beginnen als een amateur”, vult Nic Balthazar aan. “Maar dan in de betekenis van liefhebber. Wat je doet moet je vooral graag doen en er pas nadien een business rond opbouwen. Al besef ik nu ook dat je naast een artistiek plan ook een onderbouwd financieel plan nodig hebt. Dat is niet beknottend zoals ik vroeger dacht, maar net een kans om meer vrij te ondernemen. Ik vind het dus onderhand zelfs bijna plezant om met de cijfers bezig te zijn.”
“Dat bleek alleszins niet uit ons eerste gesprek”, stelt Bruno lachend. “Maar ik hoop dat ik ondernemers als Chris en Nic effectief verder heb kunnen helpen. Ook het opvolggesprek is belangrijk. Wat is er in tussentijd gebeurd? Hoe gaat het nu in de onderneming?”
“Wij zochten na de begeleiding naar andere pistes om de omzet te vergroten”, geeft Chris Ost als voorbeeld. “Met ons Car Center Ost Services kunnen we nu ook klanten van andere merken helpen met onderhoud en reparaties. Maar bij zulke
beslissingen heb je nood aan een externe visie. En dan is het goed dat je bij een expert als Bruno terecht kan. Hij reikte ons nieuwe inzichten aan. Niet alleen bedrijfseconomisch, maar ook in relatie met ons privéleven. Nu is op dat vlak alles veel beter geregeld en dat geeft veel gemoedsrust.”
Als coach haalt Bruno Put het maximale uit de begeleiding, maar hij beseft ook dat de tijd beperkt is. “Soms is een doorverwijzing naar een andere ondersteuning nodig. En natuurlijk zou iedereen de basisbeginselen van economie en financiën aangeleerd moeten krijgen. Dat ontbreekt nu compleet. Je moet als ondernemer alles zelf uitzoeken. Of hopen dat jouw boekhouder daar wél tijd kan of wil voor maken.”
Iedereen zou de basisbeginselen van economie en financiën aangeleerd moeten krijgen.
Toekomstbestendig
Hoe schat Bruno Put de toekomst in? “Ik hou toch mijn hart vast voor de komende jaarcijfers. Dan zal blijken hoeveel ondernemingen vorig jaar met verlies hebben gedraaid. Het boekjaar 2022 zou terug het eerste iets of wat normale jaar moeten zijn, maar na corona is het een andere wereld geworden.”
“Er is inderdaad veel veranderd”, bevestigt Nic Balthazar. “En dat zal het blijven doen. Dat is voor velen moeilijk. Net daarom werk ik aan een innovatieve beleving rond mentale veerkracht. Mensen worden elke dag gebombardeerd met slecht nieuws en prikkels. Dat leidt tot stress en uiteindelijk ook tot burn-out. Met de positieve voorstelling Feelodrome wil ik mensen op een feestelijke manier terug laten connecteren met elkaar en zichzelf. En daarmee hoop ik vanaf later dit jaar ook bedrijven te bereiken. Ook dat is voor hen een manier om personeel te houden én kosten te besparen.”
“Wij hebben het gevoel klaar te zijn voor de toekomst”, besluit Chris Ost. “De grondvesten zijn goed. Mijn kinderen staan mee aan het roer, maar ik ben er ook nog altijd. We hebben elk onze eigen job en communiceren goed met elkaar. Dat straalt af op de rest van het personeel en geeft zekerheid en vertrouwen.”
De factuur is met voorsprong het belangrijkste handelsdocument voor ondernemers. De factuur vormt de bevestiging van de geleverde diensten of goederen waarvoor uiteraard betaald moet worden. Maar hoe moet die factuur eruitzien? In welke taal moet ze opgesteld zijn? Hoelang moet je ze bewaren? Op deze vragen geven we in deze Snelwijzer een overzicht.