De 6 w’s van e-facturatie

Wat is e-facturatie?

Laat ons beginnen bij het begin: wat is e-facturatie? Je kan heel het concept enorm technisch uitleggen, maar het komt hier op neer: je traditionele pdf-factuur maakt plaats voor een gestructureerd xml-bestand. Een elektronisch tekstbestand dat boekhoudsoftware automatisch kan lezen en verwerken. In plaats van je factuur via e-mail te versturen, zoals bij een pdf, verzend en ontvang je een e-factuur via het beveiligde netwerk genaamd Peppol. Peppol zorgt er dus voor dat facturen veilig en betrouwbaar bij de juiste ontvanger terechtkomen.

Peppol werkt een beetje zoals telefonie: je hebt een abonnement nodig bij een 'provider' om te kunnen bellen. In het geval van e-facturatie noemen we deze providers Access Points. Je sluit dus een abonnement af bij een Access Point om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk.

Veel moderne boekhoudpakketten hebben ingebouwde Acces-Points. Zo kan je rechtstreeks vanuit je boekhoudsoftware e-facturen versturen én ontvangen. In dat geval moet je geen apart abonnement afsluiten.

Expert en onafhankelijk consultant Johan Van Steelandt geeft extra duiding: “Het klinkt allemaal ingewikkeld, maar dat is het niet. Onthoud gewoon goed dat Peppol geen platform is maar een netwerk. Het geeft vorm aan een factuur en zorgt voor de meest goedkope en veilige verwerking. Maar je zal er niet rechtstreeks in werken. Jouw boekhoudpakket zal dat via een accespunt doen. Uw taak is om een goed pakket/ Acces- Point te kiezen en daar mee te leren werken.”

Waarom e-factureren?

“Omdat het binnenkort verplicht is, tiens” hoor je wel eens bij ondernemers. Maar er zijn weldegelijk grote voordelen ten opzichte van het oude systeem. “De bedrijven die ik het voorbije jaar begeleidde waren na een korte inloopperiode zeer enthousiast over e-facturatie.” Een uitspraak van  Johan Van Steelandt die weerklinkt op het terrein zelf. Lees in onderstaande kaderstukjes hoe e-facturatie de workflow van drie ondernemingen verbeterde.

E-facturatie als brug over grenzen

Onderbelicht in de getuigenissen is de kans op internationale opportuniteiten. Vanaf 1 juli 2030 zal e-facturatie verplicht zijn voor alle Europese bedrijven. Tijd genoeg dus om je voor te bereiden op die internationale uniformiteit en je voortrekkersrol maximaal te benutten. Net zoals in België, zijn ze ook in Frankrijk hun huidig systeem al aan het ombuigen.

“Voor de overheid is dit systeem interessant”, duidt Julie Leroy, experte van onze studiedienst. “Vanuit overheidsperspectief is het verkleinen van de btw-kloof één van de belangrijkste beweegredenen achter de digitalisering van het facturatieproces, omdat controles zo eenvoudiger en nauwkeuriger worden.”

Wie moet e-factureren?

“Zowat elk bedrijf dat straks Business-to- Business (B2B) verrichtingen zal doen”, vertelt onafhankelijk consultant Johan Van Steelandt. “Je kan eigenlijk stellen dat quasi elk Belgisch bedrijf onder de nieuwe regelgeving valt. Grosso modo is artikel 44 de enige uitzondering.” Artikel 44 van het BTW-Wetboek bepaalt welke diensten en sectoren vrijgesteld zijn van BTW, zoals bepaalde takken van de gezondheidszorg, onderwijs en cultuur.

Julie Leroy van de UNIZO studiedienst vult verder aan: “los van die uitzondering, moet dus elk Belgisch bedrijf dat factureert aan een ander Belgisch bedrijf voor een handeling gelokaliseerd in België dat elektronisch doen. Ontvang of verzend je een factuur van of naar een bedrijf zonder Belgisch btw-nummer, moet dat voorlopig niet.”

Waar moet je e-factureren?

Drie op de vier ondernemers gebruikt voorlopig nog geen specifieke boekhoudsoftware en kijkt dus naar Word en pdf om te factureren. Dat blijkt uit onderzoek van Theo Jans, verbonden aan de faculteit Bedrijfseconomische Wetenschappen van Universiteit Hasselt. “Die grote groep heeft werk voor de boeg,” zegt consultant en expert Johan Van Steenlandt. “En daar wachten ze best niet te lang mee.”

Uit hetzelfde onderzoek van Theo Jans blijkt dat ongeveer de helft van de ondernemers die nog niet e-factureert, nog zoekt naar de juiste tools of geen hulp vindt in de zoektocht naar die tools. U vraagt, wij draaien.

De juiste tool 

De federale overheid heeft beslist om zelf geen centraal systeem te ontwikkelen, maar om de markt haar werk te laten doen. Elk bedrijf moet dus kunnen terugvallen op het systeem dat het zelf wilt of reeds gebruikt. Johan Van Steelandt overloopt wat je als ondernemer moet doen om je klaar te maken voor de overstap:

“Neem je telefoon en bel naar de boekhouder. Vraag welk boekhoudpakket die gebruikt. Vraag om advies en om samen het boekhoudpakket waar je nu mee werkt even onder te loep te nemen.” Uit onderzoek van het Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) en Unifiedpost (Billtobox) blijkt dat 95 procent van de boekhoudkantoren zich volledig of deels verantwoordelijk voelen voor de overstap van hun klanten naar e-facturatie. U kunt dus zonder twijfel terecht bij uw boekhouder.

“Stel jezelf de vraag of je iets extra nodig hebt”, gaat Johan Van Steelandt verder. “Misschien werk je al met een boekhoudpakket dat e-facturatie ondersteunt. In dat geval moet je niets aankopen. Is dat niet zo, of zoek je extra functionaliteit, ga dan op zoek naar wat er vandaag op de markt aanwezig is.”

Het grote aanbod van aanbieders en de stevige concurrentiestrijd leidt tot een scherpere prijssetting. Bepaalde dienstverleners bieden zelfs een gratis (proef)versie van hun software aan. Wie enkel factureert aan de overheid kan gebruik maken van Mercurius, dat is helemaal gratis.

“Nogmaals, de meeste moderne boekhoudpakketten zullen e-facturatie implementeren of al geïmplementeerd hebben. Moet je toch de markt op? Kies dan een systeem op maat. Voor een éénmanszaak kan een heel goedkoop pakket alle hulp bieden. Voor grotere bedrijven is een dienstverlener die echt op maat kan werken zijn geld waard.”

Welke fiscale voordelen brengt e-facturatie met zich mee?

Eén op de drie ondernemers laat zich afschrikken door de investeringskosten verbonden aan e-facturatie. Daarom voorziet de federale overheid, mede dankzij het stevige lobbywerk van UNIZO, in twee fiscale steunmaatregelen om de digitale transformatie van uw onderneming aantrekkelijker te maken.

Tussen 2024 en 2027 kan je 120% van de kosten voor e-facturatiesoftware en bijbehorend advies aftrekken als beroepskost. Ook het inschakelen van uw accountant voor advies wordt fiscaal interessanter.

Investeer je in de aankoop van software of bouw je een eigen digitaal platform? Dan hebt u recht op de digitale investeringsaftrek. 20% van de aanschafwaarde mag je dan aftrekken van de belastbare winst,. Dit voordeel geldt niet alleen voor facturatie, maar ook voor investeringen in klantrelatiebeheer, e-commerce en cyberveiligheid.

Je hebt nog negen maanden om de omslag te maken. Maar wacht niet tot de laatste dag en schakel vandaag al over op e-facturatie. Zoals de getuigenissen aangeven, vraagt dit een tijdelijke inspanning maar levert deze op lange termijn vruchten af voor je volledige bedrijf. Er zijn minder fouten, je facturen worden sneller betaald en je hebt een beter zicht op je cashflow. En dit zijn slechte enkele van de voordelen die e-facturatie biedt. Raadpleeg de informatie die UNIZO en de overheid aanbieden, bespreek de switch met jouw accountant en maak de sprong. Het regeerakkoord vermeldt trouwens dat real time e-reporting vanaf 2028 verplicht zou worden tussen btw-plichtigen. Zorg er dus voor dat je de digitale boot niet mist. Gebruik daarvoor zeker de fiscale steunmaatregelen waar UNIZO voor gestreden heeft.