Van afwezigheid naar aanwezigheidsbeleid

Hoe voer je een positief HR-beleid rond ziekteverzuim? Met die vraag ging zuivelcoöperatie Milcobel een jaar geleden aan de slag. Een aanwezigheidsbeleid was het resultaat. Bij Track Abilities vonden ze de ideale partner om hun leidinggevenden op te leiden. Hun advies? "Breng warme zakelijkheid binnen in je communicatie met je medewerkers, ook rond gezondheid."

Tekst: Marjolein Cuvelier
Foto: David Samyn

Meer verbinding

Track Abilities ondersteunt werkgevers in het verminderen van absenteïsme en begeleidt medewerkers die dreigen uit te vallen of al afwezig zijn. Group Wellbeing manager Liesbeth Willemsen van Milcobel licht toe waarom ze destijds met Track Abilities in zee zijn gegaan. "We zagen een algemene trend in België: het ziekteverzuim steeg sinds 2020 om een hoogtepunt te bereiken in 2022. Ook bij Milcobel gebeurde dat. Onze HR-officers van de diverse sites en een projectleider hebben de koppen bij elkaar gestoken om in co-creatie een nieuw ‘positief aanwezigheidsbeleid’ uit te werken. We vonden vrijwel meteen een consensus: we wilden meer verbinding en dialoog installeren tussen leidinggevenden en medewerkers."

Rik Loenders (co-founder Track Abilities) confirmeert ‘Die verbinding tot stand brengen, gebeurt met ‘warme zakelijkheid’. Het is een vorm van communicatie die ervoor zorgt dat er binnen je bedrijf openheid bestaat om over je gezondheid te praten, zonder dat het dwingend of kunstmatig overkomt. Een leidinggevende kan er bijvoorbeeld een gewoonte van maken om wekelijks een informele babbel te hebben met elke medewerker. Een leidinggevende die dat doet, herkent de signalen van dreigend uitval van een medewerker veel sneller.’

Warm telefoontje

Liesbeth: "Het eerste wat wij bij Milcobel geïnstalleerd hebben, is een traject voor leidinggevenden wanneer een medewerker ziek wordt. We weten namelijk dat hoe langer een medewerker ziek is, hoe moeilijker het wordt om terug te keren. Nu hebben we een traject waarbij de leidinggevende na twee weken even belt naar de zieke medewerker om te vragen hoe het gaat. Na een maand neemt HR contact op, na twee maanden is dat opnieuw de leidinggevende en na drie maanden opnieuw HR."

Rik: "Dat zijn gesprekken waar je het best voorbereid aan begint. Vanuit onze expertise hebben wij dat traject voor leidinggevenden begeleid. In een eerste stap hebben we aan de mindset gewerkt waarbij we de impact van de leidinggevende op het ziekteverzuim in het team helder maken. De cijfers spreken daar wel voor zich: het positieve effect wordt al duidelijk na enkele maanden. In een volgende stap leren leidinggevenden dan via rollenspelen hoe ze zo’n gesprek kunnen voeren."

Naar overal

Liesbeth: "Omdat Milcobel verschillende vestigingen heeft, was dat traject niet in één-twee-drie uitgerold. De trainingen moesten op verschillende plaatsen doorgaan. Maar dat was voor Track Abilities geen probleem."

Rik: "Wij zijn inderdaad actief in heel Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. We vinden het belangrijk dat het fysieke trainingen zijn. Onze coaches komen dus met veel plezier ter plaatse om die trainingen te geven."

Ingebed in HR-beleid

Liesbeth: "In het verleden namen leidinggevenden ook wel eens contact op met zieke medewerkers. Maar er zat geen stramien in. Nu is alles vastgelegd in een beleid. We hebben er overigens nog een extra element aan toegevoegd. Het gaat om een beterschapskaartje dat een uitsluitend positieve boodschap bevat: we denken aan je en we zouden graag hebben dat je terugkomt. Ook daar krijgen we fijne reacties op."

Rik: "De samenwerking tussen Milcobel en Track Abilities is intussen uitgebreid met een proefproject. Milcobel kan bij ons medewerkers aanmelden die uitgevallen zijn en opnieuw aan het werk gaan. Die medewerkers krijgen individuele begeleiding van een gespecialiseerde coach die optimaal matcht met de specifieke vraag. Belangrijk: de medewerker zit aan het stuur van het re-integratietraject en kiest een eigen coach. Uit onderzoek blijkt dat deze empowerment-aanpak resultaat heeft: uitgevallen medewerkers zijn 15 procent sneller weer actief én hervallen 12 procent minder vaak. Dat is een dubbel effect. Die return on investment kunnen we ook effectief berekenen voor een bedrijf."