Correct factureren

Principes

De btw-wetgeving bevat enkele principes:

• Algemene regel: je moet steeds een factuur opmaken voor je klanten
• Algemene uitzondering: een factuur is niet verplicht
  • Als je een dienst levert die niet aan btw onderworpen is of je kan genieten van een algemene ontheffing van de factureringsplicht (bv. bank-, verzekerings- en financiële diensten)
  • Als je een dienst en/of een goed levert aan een consument

Levering aan een consument

In principe moet je geen factuur opmaken bij de levering aan een consument.

In bepaalde gevallen gelden echter uitzonderingen. Je bent dan toch verplicht om een factuur op te maken.

• Verkopen op afstand (bijvoorbeeld via een webshop), als de levering in het buitenland plaatsvindt
• Verkopen op afbetaling en huurkopen
• De levering van goederen aan consumenten die kennelijk bestemd zijn voor economisch gebruik (bijvoorbeeld een consument koopt een professionele bouwmachine of grondstoffen in grote hoeveelheden)
• De levering van nieuwe of tweedehandsvoertuigen, van plezier of jachtboten, vliegtuigen, watervliegtuigen, hefschroefvliegtuigen, zweefvliegtuigen, vrije of bestuurbare luchtballonnen en andere dergelijke luchtvaartuigen. De levering van onderdelen, toebehoren en uitrustingsstukken, tenzij de prijs (btw incl.) minder dan 125 EUR bedraagt
• De leveringen van gebouwen, gedeelten van gebouwen en het bijhorend terrein, en de vestigingen, de overdrachten en de wederoverdrachten van zakelijke rechten die onderworpen zijn aan btw
• Bouwen en andere werken in onroerende staat
• De leveringen van goederen en diensten bestemd voor de oprichting van een nieuw gebouw
• De levering van goederen waarin de verkrijger handel drijft, of die hij normaal bestemt voor de uitoefening van zijn economische activiteit
• De leveringen verricht in inrichtingen of op plaatsen die normaal niet toegankelijk zijn voor particulieren (bijvoorbeeld de verkoop van kantoormeubelen aan een particulier op een ondernemingsbeurs)
• De leveringen door voortbrengers – of grossiersbedrijven. Een groothandelaar moet dus altijd een factuur uitreiken
• De verrichtingen van verhuizing of meubelbewaring en de bij die handelingen horende prestaties
• Leveringen/diensten aan diplomaten en internationale instellingen
• Leveringen van beleggingsgoud waarvan het bedrag meer dan 2.500 EUR bedraagt

Elke verkoper van diensten (niet van goederen) moet de consument een gratis bewijsstuk van de verkoop geven, als hij/zij daarom verzoekt. Tenzij de prijs van de dienst werd aangeduid volgens de regels rond de verplichte prijsaanduiding, ofwel aan de consument een factuur wordt meegegeven, ofwel als op voorhand een vast totaalbedrag werd afgesproken voor de gehele dienst.

Opgelet: als de consument een bewijsstuk vraagt en u dit niet (gratis) kan bezorgen, dan mag de consument zijn/haar betaling uitstellen.

In de factuur kunnen enkel de goederen of diensten opgenomen worden die effectief geleverd werden. Over het algemeen gaat er nog een heel proces vooraf aan het bestellen van goederen en/of diensten. In sommige gevallen kan de klant een offerte vragen of zal dat zelfs een wettelijke verplichting zijn. En bij bevestiging (lees: bestelling) door een consument, zal je bij uitgestelde levering ook verplicht een bestelbon moeten afleveren.

Ondertekende of bevestigde offertes of bestelbonnen zijn dan ook bepalend voor wat uiteindelijk mag gefactureerd worden.

Weet dat...

... enkel geleverde goederen of diensten mogen worden gefactureerd.

• Een schadevergoeding, bijvoorbeeld naar aanleiding van een laattijdig betaalde factuur, is op zich geen levering van een goed of een dienst en kan dus ook niet gefactureerd worden!
• Hetzelfde geldt voor intresten of schadevergoedingen wegens vroegtijdige beëindiging van een overeenkomst.
• Een verbrekingsvergoeding (dit is een vergoeding die moet betaald worden wanneer een contract vroegtijdig wordt opgezegd), moet echter wel gefactureerd worden! Op die vergoeding wordt eveneens BTW aangerekend.  

Principe

Het principe is heel eenvoudig: je moet een factuur uitreiken uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de maand waarin het belastbaar feit (de levering of dienstverrichting) plaatsvond.

Opgelet

Als je de factuur te laat uitreikt, betekent dit uiteraard niet dat de ontvanger de verschuldigde som niet meer zou moeten betalen. Een te laat opgemaakte factuur kan je invorderen. Maar door te laat te factureren, riskeer je wel discussies met de fiscus, en misschien zelfs een boete. 

Opeenvolgende afrekeningen of betalingen

Stel dat je op regelmatige basis (dagelijks, wekelijks, maandelijks, …) goederen of diensten levert aan een klant, maar die slechts één keer om de zoveel tijd afrekent (bijvoorbeeld 1 keer per kwartaal). In dat geval ben je niet verplicht om elke maand een factuur op te maken voor de leveringen van de voorgaande maand. De wetgever laat in zo’n situaties toe dat je de factuur (uiterlijk) uitreikt op de 15e dag van de maand die volgt op het verstrijken van de periode waarvoor je factureert.

Van elke uitgereikte factuur, moet je steeds een dubbel opstellen en bewaren.

Zo niet, riskeer je een administratieve geldboete.

Voor Belgische klanten

Alle documenten die u wettelijk verplicht moet uitreiken, zoals facturen, moet u volgens de Belgische en Vlaamse taalwetgeving verplicht uitreiken in de taal van het gebied waar uw exploitatiezetel is gevestigd. Als jouw onderneming in Vlaanderen gevestigd is, moet je facturen in het Nederlands opstellen, ook als je vaak met Franstalige of Engelstalige klanten werkt. Het Vlaamse Taaldecreet van 1973 bepaalt namelijk dat facturen die in een andere taal zijn opgesteld, absoluut nietig zijn. Dit betekent dat als een klant weigert te betalen en je de zaak voor de rechter brengt, de factuur ongeldig wordt verklaard als deze niet in het Nederlands is opgesteld.

Ligt jouw exploitatiezetel in het Brusselse Gewest, dan mag u kiezen tussen het Nederlands of het Frans.

Wat als jouw klant anderstalig is?

In dat geval blijft de bovenstaande regeling gelden, maar mag u ook een rechtsgeldige vertaling opmaken in één van de talen van de EU of van de Europese Economische Ruimte, op voorwaarde dat:

- jouw klant is gevestigd in de EU of de Europees Economische Ruimte

- zowel jij als jouw klant de taal verstaan van de vertaalde factuur

Je reikt in dat geval dus twee facturen uit, met dezelfde juridische waarde. Maar bij conflict heeft de Nederlandstalige factuur altijd voorrang.

Let op! De uitzondering geldt niet als uw anderstalige klant in België gevestigd is.

Is jouw klant afkomstig van buiten de EU of de Europees Economische Ruimte?

Dan geldt dezelfde regeling alsof jouw klant uit België komt: de factuur moet in het Nederlands zijn opgemaakt als jouw zaak in Vlaanderen ligt, of in het Nederlands of Frans, als jouw zaak in het Brussels Gewest ligt.

Je mag in dat geval wel een vertaling meegeven in bijvoorbeeld het Engels. Maar die vertaling heeft geen juridische waarde en is louter 'informatief'.

Omdat je niet verplicht bent om met algemene voorwaarden te werken, ben je dus ook niet verplicht om die op de achterzijde van jouw facturen op te nemen.

Als je toch algemene voorwaarden op jouw factuur voorziet, verwijs er dan zeker duidelijk naar op de voorzijde van de factuur: 

Voorbeeld:
Behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst zijn alle handelingen, diensten en overeenkomsten van of met deze onderneming, onderworpen aan de algemene voorwaarden die vermeld zijn op de rugzijde van onze documenten. De klant verklaart deze bepalingen te kennen en ze zonder voorbehoud te aanvaarden.

Let op: nooit enkel op de factuur!!!

Jouw algemene voorwaarden moeten door jouw klant goedgekeurd zijn vóór de aankoop of bestelling. Omdat een factuur pas ná de verkoop wordt meegegeven, is het dus niet voldoende om algemene voorwaarden pas voor de eerste keer op jouw factuur mee te geven!

Algemene voorwaarden op een factuur zijn dus handig als bevestiging, maar zijn op zich niet voldoende om ze te laten gelden tegen de klant. 

Het principe is heel eenvoudig: als je wettelijk verplicht bent een factuur op te maken, dan mag je daar geen kosten voor aanrekenen aan uw klant.

Is het uitreiken van een factuur, een bewijsstuk of een bestelbon niet bij wet verplicht, en jouw klant vraagt er toch om, dan mag je daar een administratieve kost voor aanrekenen. Uiteraard mag die kost in dat laatste geval wel niet buitensporig mag zijn. Denk ook aan de relatie met je klant voor de toekomst…

Maar er is een uitzondering: is jouw klant een onderneming, dan mag je (voorlopig nog) kosten aanrekenen wanneer de klant weigert om de factuur elektronisch te ontvangen. Voorwaarde is dan wel dat:

1. de klant een onderneming is. Ten aanzien van consumenten is het altijd verboden kosten aan te rekenen voor een factuur, wanneer je verplicht bent om een factuur uit te reiken.
2. je kan bewijzen dat je de klant op de hoogte hebt gebracht van het feit dat er kosten zullen worden aangerekend, wanneer hij weigert om de factuur elektronisch te ontvangen

Let op: vanaf 2026 ben je verplicht om elektronisch te factureren als jouw klant een onderneming is. Uiteraard zal je vanaf dan geen kosten meer mogen aanrekenen voor de opmaak van een factuur. 

• Je moet een factuur steeds in dubbel opmaken. Het origineel is voor de koper, de kopie voor jou als verkoper.
• Je moet je facturen bewaren gedurende 10 jaar. De facturen moeten leesbaar blijven gedurende de bewaartermijn. Je moet ook de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen.
• Je kiest zelf in welke vorm je jouw facturen bewaart, ongeacht het formaat waarin je ze uitschreef. 
• Facturen die je elektronisch ontvangt, moet je in deze vorm bewaren. Facturen die je op papier ontvangt, mag je in hun oorspronkelijke vorm of digitaal bewaren.

OPGELET: vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht in B2B-relaties.

De bewijslast van het protest ligt bij de koper. Mondeling protesteren kan, maar er wordt best een schriftelijke bevestiging aangetekend verzonden met het oog op het bewijs en dit binnen de termijn die in de algemene verkoopsvoorwaarden wordt vermeld. Indien geen termijn in de algemene voorwaarden wordt vermeld, moet de factuur binnen een zo kort mogelijk termijn worden geprotesteerd.

In de brief moeten de referenties van de factuur opgenomen worden samen met de uitdrukkelijke vermelding dat de factuur “geprotesteerd” wordt en een gedetailleerde omschrijving van de reden waarom de factuur geprotesteerd wordt. Gewoon zeggen dat u de factuur niet aanvaardt, is dus niet voldoende en is dus geen geldig protest.

De uitdrukkelijke vermelding dat het gaat om een protest is ook nodig omdat een rechter anders zal denken dat uw melding gewoon een vraag om uitleg was. En wanneer u gewoon uitleg of verantwoording vraagt bij een factuur, wordt dat niet gelijk gesteld met een protest.

Als het protest bovendien slechts betrekking heeft op een deel van de factuur, doet u er intussen best aan om het niet-betwiste gedeelte van het factuurbedrag al te betalen, en enkel het gedeelte in te houden waarvoor uw protest geldt.

Ten slotte herinneren we nog even aan de regel dat een handelaar een protestplicht heeft voor (een gedeelte van) een factuur die hij niet aanvaardt. Zonder protest gaat een rechter er van uit dat de factuur integraal werd aanvaard. Ook als uw klant protesteert en u dar niet mee akkoord gaat, moet u het protest van uw klant op uw beurt protesteren. Zo niet loopt u het risico dat later zal gezegd worden dat u met het protest van uw klant akkoord ging. 

• Je schrijft hiervoor een debetnota uit, met vrijstelling van btw.

Op het document moet je het rijksregisternummer van de particulier vermelden.

• Na het afleveren van de debetnota, moet je in principe een fiscale fiche aanmaken (281.50) en bezorgen aan de FOD Financiën.

Op die ficheverplichting bestaan twee uitzonderingen. Je moet geen fiscale fiche aanmaken als (i) de prestatie werd verleend door iemand gevestigd in de EER die hiervoor een factuur (of plaatsvervangend document) moet opstellen of als (ii) het totale jaarlijkse bedrag voor een persoon niet hoger is dan 250 EUR.

Een creditnota is eigenlijk het omgekeerde van een factuur. De creditnota omvat een schuldvordering van de klant ten opzicht van jou als leverancier. De creditnota mag evenwel niet door de klant zelf uitgereikt worden. Een creditnota kan aangewezen zijn onder meer in geval van:

• fout(en) op de oorspronkelijke factuur ten nadele van de klant
• kortingen die alsnog worden toegestaan na facturatie
• terugname van goederen

De creditnota moet dezelfde vermeldingen bevatten als de factuur die je wilt rechtzetten (datum, partijen, nummer creditnota,...). Er is op dat punt dus geen verschil met de factuur. Alleen zal er gewerkt worden met negatieve bedragen (rechtzetting oorspronkelijke factuur).

Wel moet de creditnota verwijzen naar de oorspronkelijke, verbeterde factuur. De creditnota en de oorspronkelijke factuur moeten uitgaan van dezelfde partij. Je moet de creditnota in tweevoud stellen, als dit ook nodig was voor de oorspronkelijke factuur: het origineel voor de klant, het duplicaat voor jezelf.

Wanneer op de creditnota een bedrag van btw wordt vermeld dat terug dient te worden gegeven, moet je bovendien volgende vermelding aanbrengen : “Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht”. Op die manier vermijd je dat jouw klant het te hoge bedrag aan btw in aftrek zou brengen in zijn btw-aangifte.

De factuur mag worden vervangen door een stuk waarin je medecontractant zelf afrekent voor de aan hem/haar verrichte diensten of geleverde goederen (dit is self-billing).

Hieraan zijn twee voorwaarden verbonden:

• er moet hierover een voorafgaand akkoord zijn tussen jou en je medecontractant
• iedere factuur moet het voorwerp uitmaken van een procedure van aanvaarding door jou

Je kan dit niet toepassen als je medecontractant een particulier is (tenzij die zelf gehouden is de btw te voldoen, bijvoorbeeld bij intracommunautaire aankoop van een nieuwe auto).

De factuur kan ook door een derde worden opgemaakt en verstuurd (bijvoorbeeld door een accountant). Bij dergelijke ‘outsourcing’ wordt de factuur dus door een derde, maar in jouw naam en voor jouw rekening, opgemaakt.

Let wel op: Ook bij self-billing en outsourcing blijft jij als verkoper verantwoordelijk voor het tijdig en correct uitreiken van de factuur, ook al is het de andere partij die ze uitreikt!

Hoe moet je ontvangsten door handelingen waarvoor geen factuur werd uitgereikt, boekhoudkundig verwerken?

Je moet dit doen via het kasstelsel. De ontvangsten moeten dagelijks worden ingeschreven in het dagboek van ontvangsten.

Deze inschrijvingen moeten gesteund zijn op verantwoordingsstukken (kastickets/uittreksels).

Je kan het dagboek van ontvangsten digitaal bijhouden. Maar het gaat hier niet over het scannen van het dagboek dat op papier werd gehouden of het houden van dit dagboek in een excel-bestand.