Informatie

Factureren aan de Vlaamse overheid: enkel nog via e-facturatie

Facturatie van overheidsopdrachten: enkel nog mogelijk met elektronische facturen?

Sinds 1 januari 2017 heeft de Vlaamse overheid haar leveranciers verplicht om facturen op elektronische wijze te verzenden (e-facturatie of e-invoicing). Alle Vlaamse overheidsinstanties zijn nu al in staat zijn om e-facturen te ontvangen, in 2018 volgt ook de Federale overheid. De lokale overheden hebben als streefdatum eind 2017. Juridisch bindend is wat er in de overheidsopdracht staat: als die een digitale facturatie oplegt, dan bent u verplicht daaraan te voldoen vanaf het nieuwe jaar. Bestaande opdrachten die doorlopen na 1 januari 2017 volgen wat er in de oorspronkelijke overheidsopdracht werd vermeld.

Daarnaast zijn er de technische voorwaarden. De overheid maakt gebruik van een standaard in elektronische facturatie (Peppol) en heeft daarvoor een platform ontwikkeld (Mercurius). Er zal dan ook gevraagd worden om uw facturen aan te leveren in een XML- formaat (UBL 2.0 CENBII) op dat Mercurius-portaal. Ook e-FFF facturen zijn compatibel met Peppol en worden aanvaard door Mercurius.

Hoe moet u te werk gaan?

Als leverancier kan u op twee manieren connectie maken met Mercurius en uw factuur succesvol versturen.

  1. Ofwel doet u een beroep op een intermediaire dienstverlener (service provider, software of boekhoudpakket). Dit is interessant voor ondernemers die een globale oplossing wensen voor het ontvangen en verzenden van facturen naar al hun klanten (zowel overheid als private bedrijven).
  2. Ofwel kiest u om uw factuur handmatig en gratis in te geven op het Mercuriusportaal. Dit is interessant voor leveranciers die slechts sporadisch factureren naar de overheid.

Goed om weten

KMO's die investeren in een digitale oplossing voor e-facutratie genieten een verhoogde investeringsaftrek van 13.5%.

Meer info vindt u op de website van de Vlaamse overheid: overheid.vlaanderen.be/e-invoicing.

CONCLUSIE
  • Sinds 1 januari 2017 is e-facturatie de standaardprocedure vor overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid. De andere overheidsdiensten zullen volgen.
  • Er is een verhoogde investeringsaftrek voor digitale investeringen voor e-facturatie.

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 06/09/2024

Het toepassingsgebied van de vanaf 2026 verplichte e-facturatie

Vanaf 01/01/2026 moet je verplicht elektronisch factureren in een B2B-relatie. 

Wanneer is er sprake van een B2B-relatie voor de verplichte e-facturatie?

B2B staat in het algemeen voor ‘business to business’, van ondernemer naar ondernemer dus. Voor de verplichte e-facturatie moeten we dit nuanceren, gelet op de link met de btw-verplichtingen.

De verplichte e-facturatie geldt enkel als drie parameters voldaan zijn. Zodra één van de parameters niet van toepassing is, geldt de verplichting niet en volstaat een gewone factuur.

1. De persoon die de factuur uitreikt

  • De persoon die de factuur uitreikt, is een in België gevestigde btw-plichtige (of lid van een btw-eenheid). Hieronder vallen ook ondernemers die de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruiken.
  • Hierop gelden drie uitzonderingen. De belangrijkste uitzondering zijn de ondernemers die volledig vrijgesteld zijn van btw, omdat zij uitsluitend handelingen verrichten die zijn opgenomen in artikel 44 btw-wetboek. Zij vallen dus niet onder de verplichting tot e-facturatie. Dit omvat, bijvoorbeeld, bepaalde medische beroepen, kinderopvang, onderwijs en bepaalde spelers in de cultuursector.

2. De persoon die de factuur ontvangt

  • De persoon die de factuur ontvangt, moet voor die handeling zijn Belgisch btw-nummer meedelen. De verplichte e-facturatie geldt dus, bijvoorbeeld, niet als de ontvanger een buitenlands btw-nummer meedeelt.

3. De handeling waarop de factuur betrekking heeft

  • De factuur wordt uitgereikt voor een handeling die wordt gelokaliseerd in België.

Als de drie parameters vervuld zijn, geldt de verplichte e-facturatie. Logischerwijze is de ontvanger in dit geval ook wettelijk verplicht om de e-factuur te aanvaarden.

Geen verplichte e-facturatie in een B2C-relatie

De verplichte e-facturatie geldt niet als jouw klant een consument is. 

Als ondernemer kan je dus ook na 2026 gewone facturen blijven versturen naar consumenten. Dit betekent niet dat elektronisch factureren verboden is in een B2C-relatie, maar de consument is niet wettelijk verplicht om een e-factuur te aanvaarden.
 

Een antwoord op de 10 meest gestelde vragen over e-facturatie vind je hier.

Herbekijk ook zeker onze Online Adviesdag!

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 06/09/2024

Fiscale steunmaatregelen voor e-facturatie

Vanaf 1 januari 2026 moet je verplicht elektronisch factureren in een B2B-relatie. 

De omslag naar de elektronische facturatie brengt kosten met zich mee. UNIZO vroeg daarom aan de beleidsmakers twee fiscale steunmaatregelen voor ondernemers: (i) de tijdelijke verhoogde kostenaftrek en (ii) de digitale investeringsaftrek.

Een antwoord op de 10 meest gestelde vragen over e-facturatie vindt u hier: 10 vragen over e-facturatie beantwoord (unizo.be)

Tijdelijke verhoogde kostenaftrek 

Doe je een beroep op een abonnementsformule voor uw software die elektronische facturatie toelaat? Dan kan je tijdelijk genieten van een verhoogde kostenaftrek. 

Wat? Een aftrek van de kosten aan 120%

Waarvoor? 

  • De periodieke kosten van factureringspakketten die e-facturatie mogelijk maken
  • De advieskosten voor de voorbereiding of operationalisering van de e-facturatie-verplichting

Voor wie? Zelfstandigen en kleine vennootschappen

Wanneer? Voor kosten gemaakt sinds 1 januari 2024 (aanslagjaar 2025) tot en met 31 december 2027 (aanslagjaar 2028).

Digitale investeringsaftrek

Kiest u, bijvoorbeeld, voor de aankoop van een factureringspakket of bouwt u zelf een IT-platform voor de e-facturatie binnen je bedrijf? Op deze activa worden afschrijvingen uitgevoerd in de boekhouding, waardoor zij niet in aanmerking komen voor de tijdelijke verhoogde kostenaftrek. Voor deze kosten kan je genieten van de digitale investeringsaftrek.

Wat? Via de digitale investeringsaftrek kan u een % van de aanschaf-of beleggingswaarde van een digitaal vast actief éénmalig aftrekken van uw belastbare winst

Waarvoor? De digitale investeringsaftrek geldt onder meer voor investeringen in software en apparatuur ter ondersteuning van digitale betalings- en facturatiesystemen

Voor wie? Zelfstandigen en kleine vennootschappen

Wanneer? De investeringsaftrek geldt éénmalig in het belastbaar tijdperk van de aankoop

Welk %? 

  • Voor investeringen in digitale vaste activa verkregen of tot stand gebracht in 2024, geldt een digitale investeringsaftrek van 15,5%
  • Voor investeringen in digitale vaste activa verkregen of tot stand gebracht vanaf 1 januari 2025, geldt een digitale investeringsaftrek van 20%

Kan je hulp gebruiken bij je transitie naar e-facturatie? Boek een one-on-one begeleiding met een UNIZO-coach. Laat je gegevens achter via dit formulier en we nemen contact met je op. 

Boek een begeleiding

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 18/09/2024

Mogen elektronische en papieren facturen naast elkaar gebruikt worden ?

Ja. Ondernemingen mogen (voorlopig) de vorm van hun uitgereikte en/of ontvangen facturen vrij kiezen in samenspraak respectievelijk met hun klant of leverancier. Een leverancier kan dus voor een deel van zijn klanten elektronische facturen opmaken, terwijl voor de andere klanten nog steeds een papieren factuur wordt uitgereikt.

Ten aanzien van de overheid geldt wel een verplichting om elektronisch te factureren. En ook tussen ondernemingen zal vanaf 2026 een verplichting gelden om elektronisch te facturen.

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 25/11/2024

Nuttig voor jou