Aan de slag als freelancer

Freelancer zijn enorm waardevolle werkkrachten voor steeds meer bedrijven. Er is nood aan een wendbare organisatie met de juiste kennis op het juiste moment. Freelancers hebben die specifieke kennis en zijn als zelfstandige ondernemers harde werkers die willen presteren. Vaak worden freelancers ingezet voor bepaalde projecten of welomschreven opdrachten.

Moet je vrezen voor schijnzelfstandigheid en wat zijn de consequenties?

Een goed contract is het halve werk

• Het contract vermeldt dat je een overeenkomst voor aanneming van diensten afsluit.
• Je omschrijf duidelijk welke diensten je zal leveren aan de opdrachtgever
• Leg ook vast bij wie de aansprakelijkheid rust. Werknemers zijn niet persoonlijk aansprakelijk voor eventuele fouten, zelfstandige contractanten kunnen dat wel zijn.
• Vermijd elementen die eigen zijn aan een arbeidsovereenkomst zoals vakantiegeld, tijdelijke verdere uitbetaling tijdens ziekte of afwezigheid.
• Vermeld duidelijk het overeengekomen tarief en wat daaronder valt: btw, verplaatsingskosten, andere kosten.
• Omschrijf duidelijk de betalingstermijn, facturatiegegevens en op welke momenten er gefactureerd zal worden.
• Maak duidelijk melding van de beëindigingsmodaliteiten van de overeenkomst.

Maar de praktijk is minstens zo belangrijk

Ook al sluit je een aannemingsovereenkomst af, in de praktijk kunnen andere verhoudingen steeds tot een herkwalificatie van de arbeidsrelatie leiden. Bewaak je zelfstandigheid daarom ook in de praktijk.

• Als zelfstandige werk je niet onder het gezag van een opdrachtgever. Je bent vrij om je arbeid te organiseren zoals jij dat wenst.
• Dit betekent dat je als zelfstandige een resultaatsverbintenis aangaat. Het resultaat, en eventueel contractueel bepaalde tussentijdse doelstellingen, worden geëvalueerd.
• Overlegmomenten zijn nodig, maar organiseer geen permanente evaluatie, die de schijn wekt van hiërarchische controle.
• Investeer in eigen werkmateriaal. Aanvaard geen laptop of telefoon van je opdrachtgever.
• Bepaal zelf je prijzen en voorzie je facturen van duidelijke betaalvoorwaarden.
• Je bepaalt op elk moment zelf wanneer en waaraan je werkt.

Consequenties

De RSZ kan jouw statuut herkwalificeren van zelfstandige naar werknemer. Daarvoor dienen meerdere omstandigheden erop te wijzen dat de hiërarchische verhouding in de praktijk sterk overeenkomt met die van werkgever-bediende. Eén enkele aanwijzing zal dus niet voldoende zijn.   Een herkwalificatie is vooral voor je opdrachtgever een zware opdoffer want het is de opdrachtgever die dan plots alle niet-verjaarde achterstallige werkgevers- een werknemersbijdragen moet betalen. En daar komt een forfaitaire verhoging van 10% + intresten bovenop. Deze kosten kunnen niet verhaald worden op de freelancer zelf. Toch kun ook jij in de problemen komen, wanneer je bijvoorbeeld ziekte-uitkeringen hebt genoten.

Mag je zomaar vanuit het buitenland als freelancer blijven werken? Heb je een visum nodig? Hoe zit het met je belastingen? Hoe zorg je ervoor dat opdrachtgevers je gemakkelijk kunnen betalen? Ga je voor korte of lange tijd wonen in het buitenland? En wil je vanuit je nieuwe locatie blijven freelancen? Dan zijn dit enkele spelregels zodat je zorgeloos kan vertrekken en werken.

Domicilie

Als je ook in het buitenland je hoofdverblijfplaats zal vestigen, dan moet je je uitschrijven uit het Belgische bevolkingsregister. Dit doe je bij de dienst burgerzaken in je gemeente en ten laatste één dag voor je vertrek. Je ontvangt dan een ‘bewijs van schrapping (model 8)’. Met dit document, je paspoort en bewijs van vestiging in het buitenland, kan je je inschrijven bij de Belgische ambassade of het consulaat van je nieuwe woonplaats. Meer informatie vind je ook terug op de website van de Belgische overheid. 

Ben je nog niet zeker of je je definitief in het buitenland wil vestigen? Je kan dan ook ingeschreven blijven in de Belgische bevolkingsregisters als ‘tijdelijke afwezige’. Dit moet je ook vooraf melden bij je gemeente.  Tijdelijke afwezigheid is enkel beperkt mogelijk. Als freelancer mag je onder dit stelsel maximaal één jaar afwezig zijn. Alle voorwaarden vind je terug op de website van de Vlaamse overheid. 

Nationaliteit

Heb je de nationaliteit van een EU-, EER-land (de 27 EU-lidstaten plus Noorwegen, IJsland en Lichtenstein) of Zwitserland , dan kan je je gemakkelijk als freelancer vestigen in deze regio zolang je jezelf financieel kan bedruipen.

Heb je een ander nationaliteit? Dan moet je rekening houden met extra papierwerk. En soms mag je enkel een onderneming opzetten die een antwoord biedt op een lokale behoefte. In enkele landen moet je eerst een verblijfplaats vinden vooraleer ze jouw aanvraag accepteren.

Visum

In sommige landen heb je een visum of een werkvergunning nodig. Welke je precies nodig hebt, hangt af van factoren zoals je nationaliteit, je onderneming, je achtergrond … Elk land heeft zo zijn eigen regels. Onderzoek dit vooraleer je vertrekt.

Zo’n 50 landen bieden ondertussen een specifieke visa voor digitale nomaden aan: Digital Nomad Visa. Steeds meer landen beseffen dat freelancers zich niet verbonden voelen tot één vaste locatie, maar graag werk en reizen combineren. Voorbeelden in Europa zijn Portugal, Tsjechië en Estland. 

Wat is het verschil tussen een Digital Nomad Visa en een gewone (toeristen)visa? Met een Digital Nomad Visa mag je legaal werken in het land waar je bent, is ook meestal een jaar geldig, wat veel langer is dan een toeristenvisum. Dus als je een paar maanden in het buitenland bent, hoef je je visum niet elke paar weken te verlengen.

Inkomstengarantie

Op de ene locatie is het goedkoper wonen en werken dan in België. Op de andere duurder. Daarom vragen sommige dat je aan verschillende inkomensvereisten voldoet. Zo moet je bijvoorbeeld in Ijsland bewijzen dat je 1 miljoen IJslandse kroon per maand verdient, of zo’n 7.000 euro. In Maleisië is 2.000 euro voldoende.

Registratie onderneming

In veel gevallen moet je je onderneming laten registreren. Vaak kan dit online. Check ook de lokale verplichtingen die hierbij aansluiten zoals een ondernemingsplan, verwachte inkomsten, goedkeuring van een accountant …

Zorg er zeker voor dat je voldoende gespaard hebt vooraleer je verhuist. Probeer om toch minstens genoeg geld opzij te zetten om zo’n 6 maanden rond te komen. Dat geeft je de nodige ademruimte om je te settelen.  

Vreemde valuta

Dankzij de euro is het heel gemakkelijk om je centen te krijgen wanneer je verhuist binnen Europa. Ook is het gemakkelijk om da Amerikaanse dollar als wettig betaalmiddel te accepteren. Is dat niet voldoende? Kies dan een bankdienst waarmee klanten je vanuit de hele wereld je kunnen betalen. Denk maar aan PayPal of Wise.

Belastingen

Is je hoofdverblijfplaats in het buitenland, dan moet je daar ook belastingen betalen. Heb je nog inkomsten uit België, dan moet je nog een aangifte voor niet-inwoners indienen bij de Belgische belastingadministratie. Via deze link vind je meer info over aangifte voor niet-inwoners specifiek voor zelfstandigen.

Is je hoofdverblijfplaats in België, dan moet je in ons land personenbelastingen betalen. Soms moet je toch ook nog in het buitenland belastingen betalen. België sloot met heel wat landen een overeenkomst om dubbele belasting te vermijden. Meer info over je aangifte vind je hier. Neem voor je vertrek contact op met je belastingkantoor voor meer info te krijgen over hoe je je belastingplichten moet vervullen.

Sociale zekerheid

Ziekteverzekering, kinderbijslag, pensioen … je verhuis naar het buitenland heeft ook gevolgen voor je sociale zekerheid. Verhuis je naar een plaats waar ons land specifieke akkoorden mee sloot, dan kan je bepaalde sociale rechten meenemen. Alle info vind je terug op de portaalsite van de Sociale Zekerheid. 

Bankrekening

In sommige landen ben je verplicht om een lokale, zakelijke bankrekening te openen. En vaak heb je ook een persoonlijke rekening nodig voor je dagelijks leven.

Een bankrekening openen in een nieuw land kan een uitdaging zijn als je freelancer bent, maar er zijn opties. Denk hierbij aan uitsluitend online bankdiensten.