Een goede boekhouding voeren is meer dan een wettelijke verplichting. Het is onontbeerlijk, want het geeft het een realistische kijk op de financiële situatie van je bedrijf. Zonder goede boekhouding is een gezond bedrijfsbeheer onmogelijk. Ook als je een beroep doet op een externe accountant, volg je dus best ook zelf je boeken regelmatig op.
Vereenvoudigde of dubbele boekhouding
Naargelang de aard en de omvang van je bedrijf voer je één van volgende soorten boekhoudingen, dit is algemeen geldende wetgeving in Vlaanderen:
- Voor eenmanszaken, vennootschappen onder firma, commanditaire vennootschappen en organisaties zonder rechtspersoonlijkheid met een omzet van kleiner dan 500.000 EUR volstaat een vereenvoudigde boekhouding. Ook voor kleine vzw's die voldoen aan een aantal criteria volstaat een vereenvoudigde boekhouding.
- Voor eenmanszaken, vennootschappen onder firma, commanditaire vennootschappen en organisaties zonder rechtspersoonlijkheid met een omzet vanaf 500.000 EUR én voor alle andere vennootschappen (BV, NV, CV,…) is een volledige – dubbele- boekhouding verplicht. Ook vzw's die niet aan de criteria voldoen voor een vereenvoudigde boekhouding dienen een dubbele boekhouding te voeren.
Naast deze algemene richtlijnen, is er echter ook specifieke wetgeving in de kinderopvang, waarbij aan bepaalde organisaties in functie van de hoogte van de ontvangen subsidies toch wordt opgelegd een dubbele boekhouding te voeren ongeacht hun ondernemingsvorm of omzet. Deze verplichtingen kan je verder op deze pagina terugvinden. Als kinderdagverblijf dien je rekening te houden met zowel de algemeen geldende regelgeving als met de specifieke regelgeving voor kinderopvang.
Wat houdt de vereenvoudigde boekhouding concreet in?
Bij een vereenvoudigde boekhouding moet je de volgende boeken bijhouden:
- De financiële dagboeken geven een overzicht van alle contante verrichtingen (kasboek) en alle transacties via de bankrekening (bankboek).
- In het aankoopboek hou je alle inkomende facturen bij.
- In het verkoopboek noteer je alle uitgaande facturen.
- Het inventarisatieboek is een gedetailleerde lijst van het werkelijke vermogen van een onderneming, die minimaal eenmaal per jaar moet worden opgemaakt.
- Elk jaar wordt ook een interne jaarrekening opgesteld, maar je bent niet verplicht om deze openbaar te maken.
Wat komt er allemaal bij de dubbele boekhouding kijken?
Een volledige boekhouding omvat de volgende boeken:
- In het dagboek of journaal schrijf je alle verrichtingen. Je kan ook hulpboeken gebruiken, zoals een aankoopboek of een verkoopboek, waarvan je maandelijks of per kwartaal de gegevens centraliseert in een centralisatieboek.
- Het rekeningenstelsel is een gestructureerd plan waarin alle rekeningen worden ondergebracht. Je moet daarbij een vastgelegd rekeningenstelsel te volgen.
- Je moet minstens elk jaar een inventaris opmaken en ook hier moet je de indeling van het rekeningstelsel respecteren.
- Jaarlijks ben je ook verplicht om een jaarrekening neer te leggen bij de Nationale Bank, waarvan een afschrift wordt gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
In beide stelsels ben je verplicht een boekhouding te voeren die aangepast is aan de aard en omvang van je onderneming. Zij moet voldoende informatie verstrekken over alle verrichtingen in je bedrijf. Deze informatie krijg je uit de verantwoordingsstukken die naar de verschillende verrichtingen verwijzen (facturen, rekeninguittreksels, afschrijvingstabellen, enz.).
Overleg met je accountant
Een goede boekhouding voeren, is een tijdrovende klus. Maak daarom goede afspraken met je accountant over wat jij op jou neemt en wat je liever of beter door je accountant laat doen. Voor een lijst van accountant in jouw regio, kan je terecht bij de betrokken federaties: ITAA. Zorg ervoor dat je accountant op de hoogte is van de sector kinderopvang.
Het belang van een goede accountant
Een goede accountant is van belang voor een optimale financiële werking van een onderneming. Indien je voldoende kennis hebt, kan je een aantal zaken zelf bijhouden. Veel ondernemers kiezen er echter voor om een accountant te raadplegen die het nodige voor jou kan doen. Wat kan je precies verwachten van je accountant? En hoe kan je een goede accountant vinden?
In deze checklist Hoe vind ik een goede accountant? lijsten we op waar je op moet letten bij het zoeken naar een goede boekhouder in de kinderopvang. Het is belangrijk dat je ook voor advies kan rekenen op je boekhouder.
