Wanneer een factuur onbetaald blijft, kan je als handelaar in principe de btw die je al had doorgestort, terugvorderen. In het btw-wetboek wordt uitdrukkelijk voorzien dat bij geheel of gedeeltelijk verlies van schuldvordering van de prijs, de handelaar de al betaalde btw kan terugvorderen.
Terugvordering is enkel mogelijk van zodra het ‘definitief, zeker en vaststaand’ is dat de factuur niet meer kan worden geïnd. En daar knelt vaak het schoentje. In geval van faillissement of gerechtelijke reorganisatie is dat vrij gemakkelijk te bepalen, maar buiten deze situaties, aanvaardt de btw-administratie de terugvordering enkel indien de handelaar kan aantonen dat hij al het mogelijke heeft gedaan om de schuldvordering alsnog te innen. Een loutere overboeking naar de post ‘dubieuze debiteuren’ is dus niet voldoende.
Een alternatief kan zijn dat je, wanneer je zeker bent dat je niet betaald zal worden, een creditnota uitschrijft. Daarmee doe je weliswaar afstand van je recht om de factuur nog verder in te vorderen, maar het btw-wetboek bepaalt wel dat het uitschrijven van een creditnota een geldige reden is om teruggave van btw te krijgen.
Ook wanneer een overeenkomst ontbonden wordt (zowel minnelijke als gerechtelijke ontbinding), kan de btw teruggevorderd worden. Gaat het om een gerechtelijke ontbinding, dan moet de handelaar wel wachten tot het vonnis van de rechter definitief is geworden (en dus niet meer vatbaar is voor beroep).
Naast de recuperatie van de btw kan de handelaar een onbetaalde factuur die definitief niet meer kan worden ingevorderd, ook inbrengen als beroepskost.
