More money in your pocket met House of Financial Partners
“We willen onze klanten proactief voorbereiden op de toekomst”
Boekhoudkantoor House of Financial Partners startte in 2017 op onder leiding van
accountant Katrijn Messiaen en data strategist Francis De Bruyne. Zij wilden op
een innovatieve manier aan accountancy doen met een volledig digitale aanpak.
“Ik had al geruime tijd in dienst gewerkt als dossierbeheerder en merkte op een
bepaald moment dat de sector behoorlijk achterliep qua digitalisatie”, legt Katrijn uit. “Ik wilde wel volledig digitaal gaan en heb dus de stap naar zelfstandige gezet.”
Francis pikt in: “We stonden dan voor de keuze om een kantoor over te nemen, maar hebben besloten om vanaf nul te starten. *Wanneer je een kantoor overkoopt, zit je met een transitieperiode waarbij je de bestaande klanten moet overtuigen van de digitale werkwijze en hen die ook aanleren. Dat zou een enorm delicaat traject geweest zijn.” House of Financial Partners heeft er dus voor gekozen om meteen volledig digitaal te starten. Vanaf dag 1 hebben zij er ook voor gekozen om zich te profileren als advieskantoor en dus niet louter als boekhoudkantoor. “Dat is wel vrij uniek. Wij zijn een advieskantoor dat boekhouding doet”, gaat Francis verder.
Adviseren en optimaliseren
Dat unieke takenpakket is ontstaan uit het marktonderzoek over de digitale werking die Francis hield voor de opstart. Na twee jaar kwamen daar vijf grote conclusies uit:
“Ten eerste, ondernemers willen minder belastingen betalen. Ten tweede willen ze hun cijfers begrijpen. Als derde willen ze graag ook kunnen meepraten met hun accountant of hem tenminste begrijpen. Ten vierde willen, vooral de jongere generatie, ondernemers niet betalen voor iemand die hun papieren facturen overtypt. En een laatste learning is dat bepaalde ondernemers meer advies verwachten van hun boekhouder. Zij willen andere topics dan enkel boekhouding kunnen bespreken, zoals bijvoorbeeld het aanwerven van personeel, organisatie- en management strategieën of internationalisering en groei.”
“Onze klanten willen dus niet betalen voor een dossierbeheerder die papieren facturen overtypt zodat de belastingaangifte gedaan kan worden. Zij willen wel betalen voor advies over winst-, cashflow- en belastingoptimalisatie”, gaat Francis onverstoord verder. “Wij hebben ons boekhoudkundig proces dus zoveel mogelijk geautomatiseerd.” House of Financial Partners gebruikt een robot om het repetitief, manueel werk over te nemen. “Een cliënt weet zich altijd meteen te herinneren
waar zijn boekhouder in de fout ging, en dat gebeurt vaak bij zo’n manueel werk.” Gerobotiseerd boeken betekent ook een efficiëntiewinst voor hun personeel. Zij controleren de input van de robot en bekijken of deze alles juist heeft ingeboekt, wat ongeveer drie keer sneller gaat dan papier overtypen. Zo krijgen we tijd vrij om ons te focussen op onze adviserende en informerende rol.
Maar zelfs deze digitale aanpak kon hen niet behoeden van een klantenstop. “We hebben door een samenloop van omstandigheden, zoals de zwangerschap van één van onze medewerkers, een tijdelijke klantenstop gehad, omdat we niet genoeg personeel vinden”, vertelt Katrijn. “Op dat moment konden wij echt niemand vinden om aan te nemen. Het werk voor onze bestaande klanten moest nog altijd gedaan worden, de deadlines blijven. Wij hebben naar hen toe ook heel openlijk gecommuniceerd dat we een moeilijke periode tegemoet gingen. 95% van de klanten reageerde daar goed op en de 5% die daar niet goed op reageerde is ook niet het cliënteel dat we voor ogen hebben.” Katrijn gaat verder dat de enorme hoeveelheid nieuwe regels zoals bijvoorbeeld de anti-witwaswetgeving, de inefficiënte communicatie met de overheid en onbetrouwbare overheidstools er ook voor zorgen dat het werk van accountants onder druk staat, maar het personeelstekort blijft de voornaamste reden.
“Er is niet veel volk beschikbaar in de sector en veel capabel personeel wordt meteen aangetrokken door de grote spelers”, vertelt Katrijn. “Veel stagiairs haken af na hun stage in een “papieren kantoor” of gaan terug naar de schoolbanken. De jeugd
tegenwoordig heeft ook veel meer een hier-en -nu-mentaliteit. Het moet allemaal snel, snel, snel gaan. Maar in onze job moet je geduldig kennis vergaren en dat doe je niet op één, twee of zelfs drie jaar tijd.”
We proberen samen met onze medewerkers hun talenten te ontdekken en die te ontplooien.
- Een harde klantenstop – Er komt geen enkele nieuwe klant meer binnen. Vaak verklaarbaar door een personeelstekort.
- Een zachte klantenstop – Er kunnen nieuwe klanten opstarten, op voorwaarde dat andere klanten verdwijnen. Dit kan ofwel zijn omdat de klant ermee stopt, of omdat de klant op een soort zwarte lijst wordt gezet. Op deze lijst staan klanten die nooit op tijd aanleveren, of die neerbuigend communiceren. Katrijn voegt toe: “Klanten die dat doen belanden op een soort blacklist, want competent personeel verlaat daardoor je kantoor en als accountant vind je veel sneller klanten dan je personeel vindt.”
- Een selectieve klantenstop – Hierbij worden bepaalde sectoren geweerd, bijvoorbeeld horeca, maar meer frequent nog de bijberoepers.
Katrijn denkt dat dit ook één van de redenen is dat er een minder grote instroom aan accountants is dan vroeger. Softskills zijn cruciaal Om vacatures ingevuld te krijgen moet House of Financial Partners out-of-thebox denken. In tegenstelling tot de grote boites, heeft een kleiner kantoor geen enorme budgetten ter beschikking om aan employer branding en marketing te doen, noch een gespecialiseerd marketingteam. House of Financial Partners probeert zich dus op andere vlakken te onderscheiden, bijvoorbeeld door te investeren in hun personeel aan de hand van opleiding. Met een gestructureerd groeigesprek introduceren ze doelen en ontwikkelen ze talenten en vaardigheden per medewerker. Op die manier kunnen de medewerkers groeien in hun huidige functie, maar zich ook breder ontwikkelen. “We noemen het een groeigesprek”, legt Francis uit. “Het is bedoeld om medewerkers te helpen groeien in hun rol en samen doelen te stellen die aansluiten bij hun persoonlijke ambities. Wij willen ons personeel absoluut niet beknotten of 15 jaar hetzelfde werk laten doen.”
Francis gaat verder dat ze sollicitanten selecteren op basis van communicatieve vaardigheden, teamwerk, analytisch denkvermogen, nauwkeurigheid en flexibiliteit, soft skills dus. “Deze vaardigheden zijn essentieel voor succes in onze werkomgeving. Boekhoudkundige en fiscale kennis is altijd een plus, maar kan je ook aanleren. Als potentiële medewerkers alle vijf die vaardigheden afvinken, dan doen we een Hanneke. Hanne, een van onze medewerkers, werkt nu vijf jaar bij ons en studeert nu om haar titel Accountant te halen. Speciaal, want ze kwam uit de farmaceutische sector.”
Toekomst van accountancy
Via de steun aan de leerstoel UGent-Samen Impact vzw wil House of Financial Partners meebouwen aan het imago en de instroom van accountants en boekhouders. “De huidige opleiding boekhouden resoneert niet altijd bij studenten”, vertelt Katrijn. “Daardoor haken al veel studenten vroeg af. Samen Impact zet echter de aanpak NABO, een nieuwe en betere aanpak voor het boekhouden, ontwikkeld door UGent, via de middelbare scholen in. Studenten zijn het vak daardoor veel meer genegen. Wij zijn daar echt laaiend enthousiast over. Maar evengoed roepen we het ITAA op extra in te zetten op ons beroep op een positieve manier in de kijker te zetten.”
De toekomst van hun kantoor zien Katrijn en Francis alvast rooskleurig. “Op korte termijn willen we een kantoor openen in de regio Gent”, licht Katrijn een tipje van de sluier. “We merken dat je daar toch iets makkelijker personeel vindt. In de toekomst wil ik ook nog groeien naar 7 of 8 medewerkers.” Francis vult aan dat ze verder zullen blijven inzetten op automatisering: “De boekhoudkundige taken willen we verder automatiseren, zodat wij en ons personeel kunnen inzetten op fiscale kennis delen. We willen verder bouwen op dashboarding, data-analyse en financial forecasting, uiteraard aangevuld met de verdere uitbouw van onze kennis op vlak van strategie en internationalisering.”
Het verhaal van boekhoudkantoor “House of Financial Partners” is kenmerkend voor de actuele evolutie in de sector. De schaarste aan accountants leidt ertoe dat een toenemend aantal ondernemers nog moeilijk bij een kantoor terecht kan. Wat als het jou als ondernemer overkomt? Enkele praktische tips om toch nog vooruit te geraken.
- Zorg voor orde en transparantie in je eigen facturatie en administratie – Bij het inschatten of ze jou als klant kunnen verwelkomen, kijken accountantskantoren onder meer naar de te verwachten workload. Die workload daalt naarmate je zelf je voorbereidende werk goed op orde hebt en alles op tijd aanlevert. Geen enkel kantoor verliest graag tijd aan het achterna zitten van klanten die hun documenten te laat, te onvolledig of te slordig aanleveren.
- Digitaal is king – Zoals ook het verhaal van “House of Financial Partners” leert, is het digitaal aanleveren/invoeren van documenten de norm. Heel wat kantoren werken met digitale platforms waar jij je documenten kan invoeren. Zo’n platform biedt jou in heel wat gevallen ook interessante informatie om jouw cijfers beter te interpreteren.
- Een “doe-het-zelf”-pakket, iets voor jou? – Run je zelf een kleinschalig bedrijfje in hoofd- of bijberoep (als starter, bijvoorbeeld), dan kan je de eenvoudige boekhouding die daarbij hoort vaak helemaal zelf voeren, vooral dankzij handige online platforms als Dexxter, die je op een intuïtieve manier op het juiste spoor zetten en je helpen bij het verwerven van de nodige inzichten in jouw financiële situatie.
Ben of word je lid van UNIZO, dan krijg je € 45 korting op je eerste jaarabonnement bij Dexxter. Je betaalt dan slechts € 135 (excl. btw) i.p.v. € 180.
