Praktische tips voor een efficiënter beheer van je wagenpark
Heb je als ondernemer enkele of meerdere bedrijfswagens rondrijden, bijvoorbeeld, voor je vertegenwoordigers die elke dag de weg op moeten, of voor je medewerkers met een salariswagen in hun loonpakket? Dan komt het er op aan het beheer en de opvolging daarvan goed te monitoren en te managen. Een goed wagenpark- of fleet-beheer kan je immers heel kosten besparen. En die besparingen liggen vaak voor het rapen: gewoon een beetje alertheid en proactiviteit doet wonderen. Enkele tips en suggesties.
Tekst: Babette Plessers, Filip Horemans
Goede afspraken maken goede vrienden
Er wordt wel eens beweerd dat medewerkers minder goed voor hun bedrijfswagen zouden zorgen dan voor een voertuig dat ze zelf moeten kopen. Het is immers niet ‘hun’ voertuig. De ongevals- en schadestatistieken liegen er niet om: er is hier en daar iets van aan (al rijden er uiteraard ook heel veel respectvolle fleetrijders rond die hun bedrijfswagen koesteren). Toch kan je als werkgever zélf heel veel doen om je bedrijfswagenpark (meer) in ere te (laten) houden. En dat begint bij een heldere fleet policy, waarin duidelijke afspraken worden gemaakt over wie welke verantwoordelijkheid draagt: voor de netheid van de wagen (regelmatige poetsbeurt, rookverbod in de wagen…), voor het onderhoud (strikte opvolging intervallen), voor het rijgedrag en boetes, voor schade aan de wagen en welke stappen daarbij te volgen (van onmiddellijke melding tot opvolging herstel en eventuele eigen bijdrage in de herstelkosten/franchise), voor de bandenwissels, voor de toestand waarin het voertuig moet worden ingeleverd bij vertrek uit de firma of einde contract…
Toen zelf ook respect voor de wagens en je fleetrijders
Op de parking van een bedrijf waar alle bedrijfswagens spic en span en schadevrij naast elkaar staan, zal niemand graag uit de toon vallen. Geef je als zaakvoerder met je eigen voertuig het goede voorbeeld, dan kan je dat ook van je medewerkers makkelijker afdwingen en zullen ze je daar – uit eerlijke schaamte – in volgen. Respect afdwingen voor je wagens veronderstelt ook dat je respect toont voor je fleetrijders. Werf je een nieuwe medewerker aan die een wagen uit de bestaande fleet moet overnemen, zorg er dan voor dat ook die (tweedehands)wagen in topconditie wordt afgeleverd: Is de schade, veroorzaakt door de vorige chauffeur hersteld? Is de wagen netjes gepoetst, zowel vanbinnen als vanbuiten?...
Bespaar niet op opties die de veiligheid van de wagens verhogen.
Je kan een wagen zo duur maken als je wil. De verleiding kan dan ook groot zijn om bij de bestelling van nieuwe voertuigen te beknibbelen op opties, die misschien niet strikt noodzakelijk lijken (“want die zitten ook niet op onze bestaande voertuigen in de fleet”). Een schuifdak of een zilveren rand rond de ramen maakt een voertuig niet veiliger, maar dat geldt wél voor opties als front assist, waarbij de wagen in noodsituaties automatisch in de remmen gaat, lane assist, vermoeidheidsdetectie, parkeercamera’s… De meerkost van zo’n veiligheidsopties verdien je vaak terug aan minder schadegevallen, minder menselijk leed, én vaak ook een lagere verzekeringspremie.
Doe toch maar zomer- en winterbanden (of all seasons banden).
Het klopt dat de winters in onze contreien zachter worden, dat het minder vaak sneeuwt en vriest. Maar ook bij zware regenval – en die hebben we de laatste jaren wél vaak gezien – kunnen aangepaste seizoensbanden het verschil maken tussen wel of geen ongeval. Ook hier kan een initiële meerkost dus op termijn voor een aanzienlijke besparing zorgen.
Laat je adviseren door experts (of besteed je fleet management uit).
Kopen of leasen? Welke wagens voor welk werknemersprofiel? Welk aanbod op de markt is momenteel interessant? En hoe zit dat met de exacte cost of ownership? Hoe zit dat met het plaatsen van laadpalen en wat zijn hier de fiscale spelregels?... Er komt heel wat meer kijken bij het kostenefficiënt beheren van je wagenpark – zelfs al gaat het maar om enkele voertuigen – dan je op het eerste gezicht zou denken. Daarom: Laat je begeleiden en adviseren door experts op deze verschillende fronten. Hun service kan gaan van het geven van goede raad tot en met compleet overnemen van je fleet management, zodat je daar alvast zelf niet meer mee bezig hoeft te zijn. Al hou je in elke situatie altijd nog best een oogje in het zeil. Veel succes!
Ondanks enkele doemberichten over het al dan niet doorbreken van de elektrische auto, mag je er zeker van zijn dat binnen afzienbare tijd zowat elke car-policy uit quasi uitsluitend EV’s zal bestaan. Maar hoe vind jij je weg in dat elektrische aanbod? Met de UNIZO EV-Gids 2024, met de expertise van Autofans, bieden we een antwoord op alle vragen die daarbij naar boven komen.
De online EV-gids van UNIZO en Autofans.be bied je het meest complete overzicht!
Op zoek naar oplossingen voor de kosten van thuisladen door je personeel?
Wanneer je momenteel als werkgever tussenkomt in de laadkosten van je personeel met een bedrijfswagen, heb je nog geen absolute zekerheid over hoe de fiscus dit ‘voordeel’ zal behandelen. Tijdens een UNIZO-webinar dat we onlangs organiseerden (en dat je via onderstaande link kan herbekijken) legt Bart Massin, CEO van Stroohm, je uit hoe je die laadkosten (nu al) op een fiscaal veilige manier aan je werknemers kan vergoeden.
KBC Autolease, jouw ideale fleetpartner
Voor bedrijven is het belangrijk om een duidelijke fleetstrategie uit te werken, zodat ze hun kosten en budget voorspelbaar en onder controle kunnen houden. KBC Autolease is daarom de ideale partner voor de opbouw van jouw vloot. Zij ontzorgen jou door tijd en werk weg te nemen en je vloot voor jou te beheren. Door voor één leasingpartner te kiezen bouw je een partnership op en kan er samen gebouwd worden aan een perfecte fleetstrategie voor jouw bedrijf.
Kosten/baten
Als partner bij operationele autoleaseoplossingen voor bedrijven is het de taak van KBC Autolease om erop toe te zien dat het geen belangrijke elementen over het hoofd ziet. De maatschappij wil immers bedrijven ontzorgen, en zij willen liefst niet voor onaangename verrassingen komen te staan. Al zijn die niet altijd te vermijden, bijvoorbeeld bij onaangepaste rijstijl van bestuurders of wanneer leasewagens op het einde van het contract met meer dan pure gebruiksschade worden afgeleverd. KBC Autolease probeert klanten en bestuurders hierop zo goed mogelijk voor te bereiden en geeft ook de doorfacturaties altijd op voorhand aan.
Aandachtspunten bij omschakeling naar EV
Niet alleen voor bedrijven vragen elektrische voertuigen een andere fleetstrategie, ook medewerkers kijken tegen heel wat nieuwigheden aan. Bestuurders en fleetmanagers worden geconfronteerd met nieuwe termen zoals elektrisch verbruik, laadvermogen, energiecapaciteit van de batterij, rijbereik, en dergelijke.
Fleetmanagers moeten zich er ook van bewust zijn dat zij vragen zullen krijgen van een heel andere orde dan bij wagen op fossiele brandstof. Voor de meest frequente vragen kunnen zij een antwoord bieden via een FAQ-lijst op een intern kanaal of via www.kbc.be/wegwijzer om zichzelf tijd te besparen.
Bovendien krijgt bij de intrede van elektrische voertuigen ook de carpolicy een update. Je moet bijvoorbeeld opnemen welke laadmogelijkheden je biedt aan je bestuurders, of je een laadpas ter beschikking stelt en of je bestuurder mag laden aan snellaadpalen of in het buitenland. KBC Autolease biedt een voorbeeld-carpolicy aan die fleetmanagers kunnen gebruiken. Zo is een elektrische wagen eerder een batterij op wielen of een software-first wagen. Dit wil zeggen dat er kan afgestapt worden van een afschrijftermijn van vier jaar. Het leasingbedrijf geeft aan dat je de car policy dus kan uitbreiden naar zes jaar, bijvoorbeeld.
Flexibiliteit is key wanneer het aankomt op mobiliteit. Volgens hr-dienstverlener Liantis, moet je als werkgever inzetten op een duurzaam mobiliteitsplan voor jouw bedrijf. En één van de opties daarbij is het ter beschikking stellen van een mobiliteitsbudget. Maar hoe zit dat precies?
Medewerkers die al over een bedrijfswagen beschikken kunnen de wagen inruilen voor een mobiliteitsbudget. Op basis van de total cost of ownership (TCO) van de bedrijfswagen waarover de werknemer kan beschikken wordt het beschikbare budget berekend. Dit budget kan een werknemer dan flexibel inzetten binnen drie pijlers.
-
- Een milieuvriendelijke(re) bedrijfswagen
Dat kan bijvoorbeeld om een kleinere wagen zijn, voor een lager leasingbedrag dan het bedrag waarop je in hoofde van jouw functie recht op hebt. - Duurzame mobiliteit en huisvestingskosten
Je werknemer kan het budget inzetten om een abonnement voor het openbaar vervoer te betalen voor inwonende gezinsleden, of voor zichzelf los van het woon-werkverkeer, of om parkeerkosten te betalen die verband houden met het openbaar vervoer. Woont de werknemer binnen een straal van 10km, kan hij het budget ook inzetten om huur of kapitaalaflossingen te maken. Het budget kan ook ingezet worden voor de aankoop van (elektrische) fietsen of bromfietsen en alles wat ermee te maken heeft. Zelfs een voetgangerspremie behoort tot de opties. - Uitbetaling van cash
Je medewerker kan er ook voor kiezen om de overgebleven cash in het budget te laten uitbetalen. Op dit bedrag moet sociale bijdrage betaald worden.
- Een milieuvriendelijke(re) bedrijfswagen
De payroll-specialisten van hr-dienstengroep Liantis kunnen je begeleiden en adviseren over het opzetten van een mobiliteitsbudget en de verschillende bestedingsmogelijkheden.
