Elektronisch betalen
Betalingen kan je op heel wat manieren ontvangen: cash, elektronisch of met waardebonnen. Met dit handig overzicht zorg je ervoor dat de elektronische betalingen in jouw zaak altijd vlot verlopen.
Informatie
Ben ik verplicht om elektronische betalingen te aanvaarden?
Sinds 1 juli 2022 ben je als handelaar inderdaad verplicht om minstens één vorm van elektronisch betalen te aanvaarden van jouw klanten. Enkel cash geld aanvaarden is dus niet langer toegestaan.
Wat houdt die verplichting juist in?
Je bent niet verplicht om als ondernemer nu alle soorten van elektronische betalingen te aanvaarden. De verplichting zegt eigenlijk alleen dat je als ondernemer minstens één andere betaalmogelijkheid dan cash geld moet aanbieden aan de klant. Dat kan dus een vorm van elektronische betaling zijn, maar dat hoeft dus niet. Als je als ondernemer bijvoorbeeld overschrijvingen aanvaardt, zal je dus ook voldaan hebben aan de verplichting.
Let wel op: een aantal betaalmiddelen worden niet als geldig alternatief aanvaard. Zo zal het aanvaarden van maaltijd-, eco-, cadeau-, of andere cheques (papier of elektronisch) niet volstaan. Ook betalingen in cryptomunten of virtuele munten (bitcoin, …), of betalingen via een geschenkbon volstaan niet.
Moet ik er nu voor zorgen dat de klant steeds elektronisch kan betalen?
Je bent dus ook niet verplicht om te gaan investeren in verschillende elektronische betaalmiddelen om toch maar zeker te zijn dat elke klant elektronisch kan betalen. Het volstaat dat je (minstens) één andere betaalmogelijkheid voorziet dan cash geld. Bied jij bijvoorbeeld enkel Payconiq By Bancontact aan als betaalmogelijkheid naast cash geld, dan heb je dus aan de verplichting voldaan. Ook al zal niet elke klant Payconiq By Bancontact op de smartphone hebben staan, en zullen sommige klanten dus nog steeds enkel in cash kunnen betalen.
Is het nog toegelaten elektronisch betalen enkel vanaf een bepaald bedrag toe te laten?
Op zich blijft dat toegelaten, maar enkel als je voor de lagere bedragen ook een andere mogelijkheid dan cashbetalingen voorziet. Het blijft dus toegelaten om betalingen via de bankkaart pas toe te laten vanaf bijvoorbeeld 10 of 20 euro, zolang je dan maar een andere betaalmogelijkheid dan cash geld (zoals bijvoorbeeld Payconiq by Bancontact) voorziet voor alle bedragen die daaronder vallen.
Je mag de klant geen kosten aanrekenen als die elektronisch wilt betalen. Je mag wel een korting toekennen op de getoonde prijs als de consument met cash of elektronisch wilt betalen, om één van die twee betaalvormen te stimuleren.
Voor wie geldt deze verplichting?
Voor alle ondernemingen. Dat is dus zeer ruim: handelaars uiteraard, maar ook horeca, bouw, dienstverleners, verenigingen, vrije beroepen, … vallen onder de verplichting. Maar dus enkel wanneer ze producten of diensten leveren aan consumenten.
Ook voor automaten?
Neen. De verplichting geldt alleen wanneer er een 'direct fysiek contact' is tussen de ondernemer en de consument. Wanneer er geen personeel aanwezig is, geldt de verplichting niet. Broodautomaten, een volautomatisch wassalon, ... vallen dus niet onder de verplichting.
Sancties
De wet voorziet ook een sanctie in de vorm van een (strafrechtelijk!) geldboete van minimaal 208 euro (en in theorie maximaal 80.000 euro).
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 02/10/2024
Welke betaaloplossing kies ik best in mijn winkel?
Er is niet zoiets als dé ideale betaaloplossing. Er zijn tal van mogelijkheden op de markt, en elke mogelijkheid heeft zijn voor – en nadelen. Je vindt het overzicht van de verschillende mogelijkheden in onze snelwijzer, maar we geven je graag alvast een paar basiszaken mee:
Beluister de podcast |
---|
De goedkoopste
Zoek je naar de goedkoopste oplossing, dan kies je voor Payconiq by Bancontact. Je betaalt 6 eurocent per transactie, en 18 euro per jaar vaste kosten. That’s it. Geen nood aan een betaalterminal of onderhoudscontract, en geen verdoken kosten.
Let wel op: als je de QR-code laat maken via jouw betaalterminal, betaal je wél meer (de kost van een normale debetkaartbetaling)
De meest gebruikte
De klassieke bankkaart blijft nog steeds veruit de meest gebruikte betaalmethode. Je kan kiezen tussen betalingen via Bancontact, of via Debit Mastercard of Visa Debit. Bancontact is een Belgisch betaalschema, en staat op zowat elke Belgisch bankkaart. Debit Mastercard en Visa Debit zijn buitenlandse betaalsystemen, en hebben dan weer als voordeel dat dus ook buitenlandse klanten ermee kunnen betalen. Voor debetkaartbetalingen zijn er hel wat tariefformules op de markt, maar reken op zo’n 12 eurocent per transactie, los van de kost van een betaalterminal. Onder andere leveranciers als CCV, EMS, Easy Payment Services, en Optimal Solutions werken met dit soort tariefformules. Een aantal leveranciers rekent geen transactiekosten aan voor bedragen onder 5 euro.
Eenmanszaken en kleine vennootschappen kunnen bij de aankoop van een betaalterminal gebruik maken van een investeringsaftrek van 20,5%. Meer info vind je hier.
Je kan Bancontact, Debit Mastercard of Visa Debit ook ontvangen zonder betaalterminal, via apps op jouw smartphone of tablet (bv. via Worldline), of via afzonderlijke systemen als SumUp of MyPos. Maar dan betaal je meestal een percentage (1,49% - 1,69%) als transactiekost. Handig voor kleine bedragen, maar bij hogere bedragen loopt dat al snel op.
Kredietkaarten
Het gebruik van kredietkaarten valt af te raden, omdat de transactiekosten gevoelig hoger liggen. Voor kredietkaarten betaal je als handelaar een percentage (reken tussen de 1% voor klassieke kredietkaarten en 2,5% voor sommige buitenlandse kredietkaarten), waardoor je bij bedragen vanaf 15 – 20 euro steevast meer betaalt dan voor een betaling met de debetkaart. Kredietkaarten worden daarom vooral aanvaard in winkels die veel buitenlandse klanten over de vloer krijgen.
Wallets
Steeds meer jongeren betalen tot slot via ‘wallets’. Dat zijn digitale portefeuilles op hun smartphone waar ze verschillende betaalkaarten aan kunnen koppelen. De betaling gebeurt dan door hun smartphone tegen uw betaalterminal te houden. De bekendste op dit moment zijn Apple Pay en Google Pay.
En wat met betalingen via een webshop?
Ook voor online betalingen in jouw webshop heb je een (digitale) betaalterminal nodig, en een overeenkomst om de transacties te verwerken. Maar ook hier zijn de betaalsystemen de voorbije jaren sterk geëvolueerd. De meeste betalingsleveranciers bieden kant – en klare pakketten aan die je vrij eenvoudig (en vaak kosteloos) in jouw webshop kan integreren. Je betaalt dan enkel de kosten voor de transacties. Hou er wel rekening mee dat door de bijkomende veiligheidsrisico’s de transactiekosten meestal iets hoger liggen dan voor betalingen in de fysieke winkel. Zo betaal je voor Payconiq zo’n € 0,20 per transactie, en voor een gewone Bancontact – transactie zo’n € 0,39. Kies je voor betaling via de kredietkaart dat loopt die kost al snel op tot 2% - 3%. Maar zoals gezegd gebeuren 65% van alle betalingen online via de bankkaart. Dus ook hier geldt dat het aanbieden van een kredietkaart vooral interessant is voor buitenlandse klanten of om klanten gebruik te kunnen laten maken van de voordelen die zij krijgen van hun kredietkaartmaatschappij.
Zie bijvoorbeeld het aanbod van CCV, Worldline, EMS, Easy Payments en Mollie.
Wil je meer weten over alle soorten betaalkaarten en leveranciers? Neem dan zeker ook een kijkje op de van Febelfin: Met de kaart betalen in je zaak? Dit heb je nodig. | Febelfin, of bij KBC.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 31/07/2024
Moet je een kopie bijhouden van het betalingsbewijs bij elektronische betaling?
Het papieren betaalbewijs is in principe inderdaad bedoeld voor de klant. Het geldt als een soort aankoopbewijs.
Een kopie voor jezelf bijhouden hoeft echter niet. Vroeger deed men dat als handelaar vaak om later een bewijs te hebben bij een eventuele belastingcontrole. Maar tegenwoordig kan je bij een controle ook gewoon een afschrift vragen aan jouw betalingsdienstaanbieder (meestal uw betaalterminalleverancier) met een overzicht van alle betalingen in een bepaalde periode.
Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 22/08/2024
Tools
Geldig BTW-nummer
Je ontvangt van je handelspartner het BTW-nummer. Check dit nummer altijd of het correct, geldig of nog steeds actief is. Waarom? Indien je factureert op een ongeldig BTW-nummer, krijg je vb. bij het toepassen van de regel ‘verlegging van BTW’ problemen. Deze tool kan enkel de geldigheid nagaan van BTW-nummers in de Europese lidstaten.