Invorderen van facturen

Hoe ga je om met wanbetalers? Hieronder vind je informatie over de invordering van facturen bij consumenten (b2c) en professionele klanten (b2b). Daarnaast vind je hier ook een stappenplan, modeldocumenten en tools (ledenvoordelen) die je hierbij kunnen helpen.

Scroll naar:

Informatie
Tools
Downloads

Informatie

Stappenplan voor een correcte invordering
Schulden invorderen bij consumenten
Schuld invorderen bij professionele klanten
Welke intrest toepassen
Goederen wanbetaler bijhouden?
Factoring
Betaling eisen voor werken/diensten in het verleden?

Stappenplan voor een correcte invordering

Nieuwe invorderingsregels voor consumenten, wijzigende intrestvoeten, bedenktermijnen, ... Het invorderen van een openstaande factuur wordt aan steeds meer regeltjes onderworpen. Zie jij als ondernemer ook het bos door de bomen niet meer? Gebruik dan ons stappenplan, zo ben je zeker dat je alle stappen correct volgt, en je jouw factuur probleemloos kan invorderen.

Ontdek het stappenplan

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 02/08/2024

Schulden invorderen bij consumenten

Wanneer een consument de factuur niet op tijd betaalt, mag je niet zomaar een invorderingsprocedure opstarten. Je moet de consument eerst een gratis herinnering sturen waarin je een bijkomende termijn van 14 dagen voorziet:

Eerste gratis herinnering

Je moet eerst een (gratis) herinnering sturen aan de consument waarin je hem of haar 14 kalenderdagen geeft om alsnog te betalen;
Eventuele intresten en schadevergoedingen kunnen pas beginnen lopen na die termijn van 14 dagen (tenzij je een 'kleine onderneming' bent, dan kan de intrest al eerder beginnen lopen - zie verder).
Als je de herinnering op papier stuurt, dan begint de termijn van 14 dagen pas te lopen vanaf de 3e werkdag na verzending. Stuur je de herinnering via mail, dan begin de termijn van 14 dagen de kalenderdag na de verzending te lopen. Let dan wel op dat je kan bewijzen dat de consument dat mailadres zelf heeft doorgegeven als een geldig adres.
Let wel op: gaat het om een overeenkomst voor doorlopende diensten (met periodieke facturen), dan moet je bij wanbetaling op drie verschillende vervaldagen per jaar eerst een gratis herinnering sturen. Pas voor een 4e wanbetaling in datzelfde jaar mag je direct een kost van de geldende portokosten + maximaal 7,5 euro aanrekenen voor de eerste herinnering.
de gratis herinnering moet minstens de volgende zaken bevatten:
- het verschuldigde saldo en het bedrag van het schadebeding dat wordt geëist bij niet-betaling
- de naam of benaming, het ondernemingsnummer van de onderneming die schuldeiser is
- een beschrijving van het product dat de schuld heeft doen ontstaan, alsook de datum van opeisbaarheid van deze schuld
- de termijn waarbinnen de schuldvordering moet terugbetaald worden vooraleer enige kost, interesten of vergoedingen mogen worden gevorderd (die termijn moet dus minstens 14 kalenderdagen bedragen)

Verwijlintresten en schadebeding

als je in je algemene voorwaarden hebt bepaald dat er een intrest verschuldigd is bij wanbetaling, dan mag die intrest:
- niet hoger zijn dan de intrest die in B2B geldt (momenteel 12,5%)
- pas ingaan na het versturen van de hierboven vermelde gratis herinnering en het aflopen van de respijttermijn van 14 dagen, behalve voor kleine ondernemingen: na aandringen van UNIZO werd bepaald dat kleine ondernemingen de intrest mogen berekenen vanaf de kalenderdag na de dag waarop ze de eerste gratis herinnering sturen. Let wel op: het invorderen van die intrest kan pas vanaf het verstrijken van de herinneringstermijn van 14 dagen;
- Onder 'kleine onderneming' wordt in dit geval verstaan: ondernemingen (vennootschappen of eenmanszaken) die op balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan twee van de volgende criteria overschrijden:
  - jaargemiddelde van het aantal werknemers: 50;
  - jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 9 000 000 euro;
  - balanstotaal: 4 500 000 euro.
als je een schadebeding hebt voorzien, dan kan het bedrag uit het schadebeding:
- pas gevraagd worden na het verstrijken van de herinneringstermijn van 14 kalenderdagen na de gratis herinnering;
- niet hoger zijn dan:
  - 20 euro als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk aan 150 euro is
  - 30 euro vermeerderd met 10 % van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro als het verschuldigde saldo tussen 150,01 en 500 euro is
  - 65 euro vermeerderd met 5 % van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500,01 euro met een maximum van 2.000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is

Gebruik onze modelcontracten

Je kan er ook voor kiezen om niets op te nemen in jouw algemene voorwaarden rond laattijdige betaling door de klant. Maar dan kan je bij wanbetaling ook geen schadevergoeding vorderen, en kan je hooguit de wettelijke intrest vragen. Je doet er dus best aan steeds een schadebeding te voorzien in jouw algemene voorwaarden.

Weet je niet goed hoe je jouw algemene voorwaarden moet aanpassen aan de nieuwe regels? Geen nood, UNIZO stelt haar leden een model ter beschikking, aangepast aan de nieuwe wetgeving, waar je je op kan baseren:

Model van algemene voorwaarden B2C

Model van gratis eerste herinnering

Aanmanings- en Incassoservice

Betaalt jouw klant ook na de eerste gratis herinnering nog niet? Maak dan geen fouten bij de verdere invordering, en doe beroep op de UNIZO Aanmaning - en incassoservice.

Ga naar de tool

Beluister de podcast

De consument een uitstel van betaling geven?

Een klant kan zijn factuur niet betalen, en vraagt om een afbetalingsplan. Mag je daar op ingaan, en waar moet je op letten?

Je kan steeds een afbetalingsplan toestaan aan de consument, maar je bent daar niet toe verplicht. Enkel de rechter kan jou daartoe verplichten.

Als je een afbetalingsplan toestaat, moet je wel goed nagaan of je een kosteloos uitstel van betalen geeft. Als je een vergoeding vraagt, zoals een intrest of een andere vergoeding, dan gaat het om een ‘consumentenkrediet’, waardoor je onderworpen wordt aan specifieke verplichtingen, onder andere op het vlak van informatie en kredietbeoordeling.

Je kan alleen aan deze zware verplichtingen ontkomen in twee gevallen:

Wanneer je geen enkele vergoeding aanrekent aan de consument (dus geen intrest, geen dossierkosten, …)
Wanneer je het uitstel van betalen toestaat zonder intrest, het krediet wordt terugbetaald binnen de twee maanden en je daarvoor niet méér kosten aanrekent dan 4,17 euro op maandbasis (te indexeren).

Meer informatie over het consumentenkrediet: Consumentenkrediet | FOD Economie (fgov.be)

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 03/10/2024

Schuld invorderen bij professionele klanten

Wanneer een professionele klant niet binnen de afgesproken termijn betaalt, stuur je best eerst een herinnering naar jouw klant. Dat kan een vrijblijvende herinnering zijn, of een zogenaamde ‘ingebrekestelling’. Dat laatste is een formele aanmaning om het openstaande bedrag te betalen binnen de termijn die je aangeeft. Pas na zo'n formele ingebrekestelling kan je intresten en/of een schadebeding aanrekenen (tenzij je in de overeenkomst met de klant hebt afgesproken dat die al sneller kunnen worden aangerekend). Geef in die brief in elk geval duidelijk aan dat wanneer de klant niet binnen die termijn betaalt, je verwijlintresten en/of een schadevergoeding zal aanrekenen.

Als herinneringen en aanmaningen niets meer uithalen, dan is het tijd voor een gespecialiseerde aanpak. UNIZO en het incassokantoor Intrum werkten hiervoor een bijzonder gunstige regeling uit exclusief voor UNIZO-leden in de vorm van een aanmaning-en incassoservice.

Ga naar het ledenvoordeel

Wat als je geen betaaltermijn hebt afgesproken (je hebt bv. geen algemene voorwaarden toegevoegd)?

In dat geval val je terug op de wettelijke regeling. Die bepaalt dat je in dat geval een betaaltermijn van 30 dagen moet geven aan de klant, en dat je daarna bij wanbetaling een wettelijk vastgelegde intrest mag aanrekenen (hoe hoog die is, vind je hier) en recht hebt op een schadevergoeding van 40 euro. Tenzij je ook hier kan bewijzen dat een hogere schadevergoeding en/of een hogere intrest te verantwoorden is.

Moet je altijd naar de rechter als je klant blijft weigeren te betalen?

Neen! Onbetaalde B2B-facturen kan je rechtstreeks via de deurwaarder innen, zonder eerst via de rechter te moeten gaan. Maar er gelden een aantal voorwaarden:

Voor welke schuldvorderingen?

De procedure geldt enkel voor:

Onbetwiste schuldvorderingen. Facturen die door de klant betwist worden, komen dus niet in aanmerking voor deze procedure.
B2B-facturen: enkel schuldvorderingen op ondernemers kunnen via deze procedure worden geïnd. Facturen t.a.v. consumenten of de overheid dus niet.
Facturen ten aanzien van ondernemingen in faillissement, gerechtelijke reorganisatie of collectieve schuldenregeling komen evenmin in aanmerking voor deze procedure.
de intresten/schadebeding die u via deze procedure kan vragen, zijn beperkt tot 10% van de hoofdsom

De procedure moet steeds ingeleid worden via een advocaat. Je kan ze dus niet zelf opstarten. De advocaat moet eigenlijk enkel de gerechtsdeurwaarder inschakelen. Maar het spreekt voor zich dat je de advocaat best ook op voorhand al raadpleegt met de vraag of jouw dossier voldoende gestoffeerd is met bewijsmateriaal, en of de schuldvordering wel degelijk als ‘ niet – betwist’ kan worden bestempeld.

De procedure zelf wordt gevoerd door de gerechtsdeurwaarder. Deze zal de schuldenaar eerst een ‘aanmaning tot betaling’ betekenen. Vanaf dan heeft de schuldenaar één maand de tijd om één van de volgende zaken te doen:

Ofwel betwist de schuldenaar: hij moet dan binnen die maand de redenen van de betwisting opgeven. In dat geval stopt de procedure, en kan de schuldeiser de schuld enkel nog via de gewone rechtbank invorderen. Let wel: de rechter zal nauwkeurig nagaan of de redenen die werden opgegeven aan de gerechtsdeurwaarder voldoende zijn, zo niet riskeert de schuldenaar een boete!
Ofwel vraagt de schuldenaar een betalingsregeling. De gerechtsdeurwaarder kan dan bemiddelen om zo’n regeling te vinden.
Ofwel lukt het niet om een afbetalingsregeling te vinden (of vraagt de schuldenaar die niet), en betwist de schuldenaar de factuur ook niet, dan moet hij betalen. De gerechtsdeurwaarder zal dan acht dagen na het verstrijken van de antwoordtermijn van één maand, een proces-verbaal opmaken, dat dezelfde kracht heeft als een beslissing van de rechtbank.

De gerechtsdeurwaarder is verplicht een bij wet omschreven model te gebruiken wanneer hij de aanmaning betekent.

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 03/10/2024

Welke intrestvoet mag je toepassen bij laattijdige betaling?

In principe geldt de intrestvoet die je contractueel (in jouw algemene voorwaarden) bent overeengekomen. Deze intrestvoet moet wel redelijk blijven, de rechter heeft altijd de mogelijkheid om onredelijke intrest te verminderen. Bij consumenten is de intrestvoet die je in jouw voorwaarden mag voorzien ook beperkt.

Als jouw algemene voorwaarden niet voorzien in nalatigheidsintresten, dan kan je wettelijke intrest aanrekenen:

Is de wanbetaler een consument, dan geldt voor het jaar 2024 de wettelijke intrestvoet van 5,75%.
Is de wanbetaler een onderneming, dan geldt een interest intrestvoet van 12,5%.
In fiscale zaken en in het kader van de wetgeving op de overheidsopdrachten gelden daarnaast nog specifieke interestvoeten. Voor overheidsopdrachten hangt de toepasselijke intrestvoet soms af van wanneer de opdracht gegund werd. Voor een volledig overzicht, klik hier.

De interesten beginnen in dit geval te lopen vanaf de eerste ingebrekestelling (die bij voorkeur aangetekend werd verzonden; zo voorkom je later bewijsproblemen).

Hoe de verschuldigde intrest concreet berekenen?

De intrest geldt op jaarbasis. Je moet dus de intrest berekenen op het aantal dagen dat te laat werd betaald. Stel bijvoorbeeld dat jouw klant je na de vervaldag nog 5.000 euro moet betalen, en dat je in de overeenkomst een verwijlintrest van 10% bent overeengekomen.

Stel dat jouw klant 30 dagen te laat betaald heeft, dan mag je hem als verwijlintrest aanrekenen: 40,10 euro, te berekenen als volgt: 10% x 5.000 euro x 30dagen/365 dagen.

Let er ook op dat bij geldschulden, een eventuele muntontwaarding niet mee in rekening wordt gebracht.

Intrest op intrest, kan dat eigenlijk?

Hoogstens één maal per jaar mag de intussen vervallen intrest bij de hoofdsom gevoegd worden.

Voorbeeld: stel dat jouw klant nog 1000 euro moet betalen, en je daarop een intrest van 12% per jaar rekent. Dan komt er na de eerste maand 10 euro bij (1%), de volgende maand nog eens 10 euro en zo verder. Wat je dus niet mag doen is de 10 euro intrest van de eerste maand optellen bij de hoofdsom en op dat gecumuleerde bedrag van 1010 euro de intrest voor de tweede maand berekenen. Dan doe je immers aan kapitalisatie van intresten, wat dus in principe niet mag.

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 04/10/2024

Je wordt niet betaald, kan je goederen van jouw wanbetaler bij je houden?

Wanneer je goederen in handen hebt van één van jouw schuldenaars, kan je die goederen bij je houden tot de betrokken schuldenaar zijn schuld heeft betaald. Dit recht noemt men het retentierecht. Dit retentierecht is nu specifiek opgenomen in het Burgerlijk Wetboek.

Het retentierecht blijft wel een eerder ‘beperkt’ recht: het geldt enkel als de schuldenaar een goed fysiek heeft overgedragen aan de schuldeiser, en het blijft slechts gelden zolang de schuldeiser het goed fysiek in zijn bezit heeft.

Naast het retentierecht bestaat ook het zogenaamde eigendomsvoorbehoud. Daarmee bepaal je in de overeenkomst dat jij eigenaar blijft van de goederen zolang de klant niet heeft betaald, wat je nog meer rechten geeft.

En wat met dienstenovereenkomsten?

Als je geen goederen hebt geleverd aan de klant, maar diensten, dan heb je eveneens het recht om jouw dienstverlening op te schorten als (en zolang) de klant zijn vervallen facturen niet betaalt.

Hou er wel rekening mee dat:

deze rechten moeten steeds gematigd moeten worden uitgeoefend. Je mag dus geen luxewagen inhouden als de openstaande factuur van de klant maar 100 euro bedraagt;
de openstaande factuur moet betrekking hebben op het goed: je kan bijvoorbeeld niet een horloge van de klant bijhouden voor een openstaande factuur aan een ander juweel dat de klant nog niet betaald had, tenzij je dat contractueel anders had afgesproken;
vooraleer je deze rechten uitoefent, stuur je best eerst een ingebrekestelling naar de klant, waarin je nog een bijkomende termijn geeft om te betalen, en waarin je ook duidelijk aangeeft dat bij gebrek aan betaling je deze rechten zal uitoefenen.

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 01/10/2024

Wat is factoring?

Factoring is een eenvoudige en flexibele vorm van werkkapitaalfinanciering. Het idee is dat je als ondernemer jouw openstaande vorderingen overdraagt aan de factoringmaatschappij. De factoringmaatschappij neemt de openstaande facturen over en bezorgt je onmiddellijk een voorschot dat kan oplopen tot 85% van de waarde van die openstaande facturen.

Meer info: Factoring - algemene info | VLAIO

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 04/10/2024

Kan ik nog betaling eisen voor werken/diensten aan een andere onderneming 3 jaar geleden?

In principe wel. De btw-wetgeving vereist wel dat als je een factuur moet opmaken, je die tijdig moet opsturen.

Maar dat is enkel een fiscale verplichting, waar in principe enkel administratieve geldboetes op staan. De invordering van de factuur zelf blijft ook daarna nog mogelijk, op voorwaarde dat de vordering zelf nog niet verjaard is.

Er is wel een uitzondering bij fiscale fraude: als zou blijken dat de factuur bewust niet werd opgesteld om de fiscale reglementering te ontlopen, zal de laattijdig opgestelde factuur onontvankelijk zijn (los van de mogelijke administratieve en fiscale geldboeten).

Fout opgemerkt? Laatst gewijzigd: 04/10/2024

Tools

Aanmanings- en Incassoservice

Je hebt openstaande facturen. Je herinneringen blijven onbeantwoord? UNIZO en Intrum hebben de handen in elkaar geslagen om UNIZO-leden zo goed als mogelijk te ondersteunen via de UNIZO Aanmaning- en incassoservice.

Ga naar de tool